Jak se zaměřit na to podstatné
(Paretovo pravidlo 80/20)
4 minuty | 752 slov
Čas není náš nepřítel, ale naopak velký pomocník. Díky němu nemusíme být otroky nekončících seznamů úkolů, které je třeba udělat. Paretovo pravidlo 80/20 nám pomáhá vidět, do čeho se pustit.
Výsledkem je zjednodušení vlastního života a zaměření se na to, na čem nám opravdu záleží.
Začalo to luskem
Pravidlo nebo též princip 80/20 je v oblasti time managementu jednou z nejčastěji uváděných technik a najde uplatnění v našem pracovním i osobním životě. Nazývá se také Paretovo pravidlo, a to po italském ekonomovi Vilfredo Paretovi.
Paretovo pravidlo nám říká, že ve většině situací přichází 80 % výsledků z 20 % vložené energie. V rámci produktivity a při dosahování cílů tak pravidlo 80/20 používáme pro zaměření své pozornosti a činnosti na to, co je opravdu důležité a udělá patřičný efekt.
Pro příklady a možnosti využití nahlédněme do legendy o vzniku pravidla 80/20.
Vypráví se, že italský ekonom Vilfredo Federico Damaso Pareto, který žil v druhé polovině 19. století, si při pěstování hrachu jednoho dne všiml, že 20 % rostlin plodí 80 % zdravých lusků. A jelikož byl ekonomem a matematikem, nezastavil se u hrachu. Po sběru patřičných dat objevil, že 80 % půdy v Itálii je vlastněna 20 % populace.
Prakticky o dvě století později, na konci 40. let 20. století, konzultant Dr. Joseph M. Juran, který se zabýval kvalitou kontroly výrobků, použil tento koncept ve výrobě. Poukázal na to, že 20 % defektů způsobuje 80 % problémů, a svůj postřeh pak pojmenoval právě Paretův princip nebo též Paretovo pravidlo.
Při dalším zkoumání se toto pravidlo začalo ukazovat i v jiných oblastech , kdy nám např. 80 % tržeb přináší 20 % zákazníků, 80 % stížností přichází od 20 % stěžovatelů, nebo též naopak, kdy 20 % nahlášených softwarových chyb vede k 80 % všech pádů programů nebo že 20 % nápadů na blogu či témat v časopise přivádí 80 % jeho čtenářů.
Je třeba poznamenat, že čísla 80/20 by neměla být brána doslovně. Někdy je to 25/75, jindy 15/85 nebo 30/70. Pointa je však jasná – je tu nějaká menší část na straně vstupů (20 %), která zapříčiňuje nepoměrně větší podíl na výsledcích u výstupu (80 %).
Použití v praxi
Jak tedy s tímto zjištěním do naší vlastní praxe? Pokud jej přeložíme do jazyka osobní produktivity, zní takto:
„20 % práce se podílí na 80 % pracovního úspěchu“.
V ideální podobě to znamená, že pokud máme seznam 10 věcí, které chceme udělat, 2 z nich budou mít větší efekt na konečný výsledek, než součet efektu zbývajících osmi.
Abychom však mohli zvolili ty dva správné, musíme znát kontext a cíl, ve kterém chceme své priority volit.
Dejte si tedy chvilku a sepište si seznam s 10 úkoly, které máte nyní v hlavě. K tomu se zamysleme nad tím, co by pro vás dnes bylo úspěchem. A pak se podívejte zpět na svůj seznam. Které dvě věci vás nejvíce přiblíží právě k tomuto dnešnímu cíli?
Drobnostem se budeme věnovat, jakmile budeme mít dokončeno těch 20 % úkolů, které nám dávají 80 % výsledku.
Jiný příklad z praxe se může týkat např. našeho zahlcení informacemi obecně. Tady by postup mohl vypadat následovně: udělejte si seznam všech médií, webových stránek, odebíraných newsletterů či lidí na sociálních sítí.
Pak si pojmenujte 20 % obsahu, které vám do života přináší opravdovou hodnotu a vnitřní obohacení. Těch 80 % nasycení, které tam opravdu hledáte. Ostatních 80 % položek ze seznamu na příštích 14 dnů vynechte a sledujte, co to s vámi udělá.
Přiměřené dávkování
Jak vidíte, Paretovo pravidlo 80/20 má mnoho příležitostí k využití jak v našem pracovním, tak i osobním životě. Ale samozřejmě tu jsou i situace, kdy se můžeme s tímto nástrojem splést a udělat kritické chyby. Nakonec, je to jen nástroj a záleží na nás, jak jej využijeme.
Jakkoliv se zaměříme na našich důležitých 20 % ze seznamu úkolů, neznamená to, že těch dalších 80 % činností neuděláme. Často v těch 80 % nalezneme administrativu, jako vypisování dokladů, záznamy klientů apod. Zkrátka věci, které nás nemusí dvakrát bavit či v nich nevidíme okamžitý účinek.
Nemůžeme si je však dovolit úplně ignorovat. Mohou to být činnosti, které vyžaduje zákon pro provoz našeho podnikání nebo to jsou podpůrné činnosti pro našich důležitých 20 %. Nakonec, pokud si nebudeme dělat statistiky a nepovedeme databázi, jak poznáme, kterých 20 % klientů je těch, kteří se vrací a přináší těch 80 % zisku?
Spíše by to mohlo být tak, že si najdeme ve svém dnu ty nejproduktivnější hodiny a v těch se věnujeme právě těm dvaceti procentům z osmdesáti.
Pravidlo 80/20 nám tedy říká, čemu věnovat svou maximální pozornost, co dát do svých nejproduktivnějších hodin. Nikoliv, že máme celých 80 % činností přestat úplně dělat.
Pravidlo 80/20 je velmi užitečným myšlenkovým konstruktem a nástrojem pro rozhodnutí, jak investovat svou snahu. Poskytuje užitečný analytický a rozhodovací rámec pro mnoho problematických situací, známe-li své cíle.
Když se jej budeme držet, budeme mít každý den za sebou to nejdůležitější, co jsme potřebovali. A až pak se budeme pouštět do toho dalšího. A v tom nám všem přeji hodně zdaru!
Publikováno: 19.10.2018; aktualizace: 14.04.2020
Titulní fotografie: Shane