První dny v karanténě: jak reagovat na změnu


5 minut | 978 slov

Během posledních dnů, tak jako u mnohých z vás, se i můj pracovní život ze dne na den změnil. Bylo potřeba se zastavit a zorientovat v nové situaci.

Jaké jsou nové priority? Jak to změnilo pořadí cílů a úkolů? Jaké jsou zdroje? Co je nyní potřeba opravdu udělat? Co je naopak úplně mimo? Tedy otázky, které si často pokládají mí klienti při koučování.

Zde jsou první kroky, kterými můžete začít.

Zastavte se a rozhlédněte se


Nejdříve ze všeho se zastavte – fyzicky i mentálně. Najděte si klidné místo a udělejte si krátkou revizi toho, co bylo třeba zařídit v nejbližších dnech.

Vezměte si papír a tužku a udělejte si poznámky k přítomnosti i blízké budoucnosti, ke kterým se můžete vracet a přehodnocovat, tak jak se situace bude odvíjet dál.

Jak jsou nové priority v pracovním a osobním životě? Co z toho vyplývá v oblasti cílů a úkolů? A co zdroje? Co mám k dispozici a na jak dlouho? Co bude potřeba zjistit a zajistit?

Může to být soupis na A4, sada post-itů, či mentální mapa. Cokoliv, co vám umožní dostat to ze sebe a vytvořit si odstup a přehled.

Pomůže-li vám v přemýšlení a rovnání myšlenek mluvení, nebojte se někoho oslovit. Může to být někdo z rodiny, z firmy, či kouč. Nemusíte v tom být sami.

Při rozhodování, do čeho se pustit a co je opravdu užitečné, využijte Paretovo pravidla 80/20 či matici důležitého a naléhavého.

Pokud používáte některý ze systémů osobní produktivity (GTD či ZTD nebo něco podobného), máte v tomto bodě z půlky vyhráno. Projděte své nejbližší pracovní závazky a harmonogram. Co všechno je třeba zrušit, přeobjednat a podobně.

Přestože sám používám elektronické nástroje pro správu úkolů a projektů, použil jsem pro zorientování se a naplánování nových dnů papíry a barevné fixy. Většina z toho, co tam bylo na příští týdny, přestalo platit a najednou je přede mnou čistý stůl. Prázdný papír je pro to krásnou metaforou.

Najít nový rytmus


Mít v nastalé situaci klasický pracovní program nebude reálné. Určitě ne hned z počátku. Raději počítejte s menšími časovými bloky během dne. Předejdete tím mnoha vyrušením, které budou často nechtěného charakteru. I vaše rodina si bude zvykat, že pracujete z domu.

Domluvte se na denním rytmu domácnosti. Leccos lze i vypozorovat a odvodit. Máte malé děti, které vstávají s východem slunce, nebo teenagery, kteří ráno spí?

Porovnejte svůj seznam úkolů a pokuste se ve svém plánování s těmito přirozenými rytmy počítat. Ušetříte si mnoho frustrace plynoucího ze vzájemného nepochopení. Skvělým úvodem do tohoto způsobu přemýšlení je kniha Kdy – věda a umění dokonalého načasování od Daniela Pinka.

Nestyďte si dát dohodnuté pracovní hodiny na dveře či na lednici ať každý vidí, kdy jste k dispozici a kdy nikoliv.

Zajistěte si ty správné nástroje…


Spojení. Pro začátek se ujistěte, že rychlost internetu vyhovuje úkolům, které jsou před vámi. Jelikož vaše domácí síť bude nyní zatížena všemi členy rodiny zároveň a je možné, že se zpomalí.

Víte-li že vy i vaše drahá polovička bude dělat videokonference, a k tomu si děti budou na sluchátka pouštět pohádky z YouTube, zvažte dočasné navýšení rychlosti.

Pokud navýšení rychlosti není možné, můžete si pro používání internetu vytvořit pravidla. Nemusí to být hned zákaz, ale např. že vše přepnete na nízké rozlišení.

Přihlášení. Ujistěte se, že máte všechny potřebné přístupové kódy a pokyny pro vzdálené přihlášení. Možná až v průběhu zjistíte, k čemu všemu nemáte přístup. Máte tedy kontakty na lidi, kteří vám s tím mohou pomoci

Videkonference. Možná nová hlavní komunikační disciplína. Už je v práci používáte nebo půjdete oprášit svůj účet u Skypu?

Nemáte-li v týmu nastaveno, které komunikační služby budete používat, mohou pro začátek posloužit služby jako Jitsi, kde ani účet nepotřebujete (mimochodem, tuto možnostnově nabízí i Skype zde). Stačí zahájit videohovor a odkaz na něj poslat kolegům.

Pro menší setkání můžete využití Whereby, kde si registrací vytvoříte stálou virtuální místnost, do které zvete ostatní. Další hojně využívanými službami jsou např. Google Meet, MS Teams, Webex, Zoom.

Každá z nich má své výhody i nevýhody. Nemá smysl jít nyní do datailů neboť v současnosti se rychle proměňují, tak jak se přizpůsobují situaci a poptávce trhu (přidávají funkce, ovládací prvky, kolik lidí lze připojit a kolik jich je vidět na obrazovce, co je zadarmo a co je v placené verzi). 

Ať už budete používat pro videohovory a videokonference jakoukoliv službu, je tu oproti telefonu navíc prvek kamery, která snímá vás i vaše okolí.

Mějte tedy na paměti, co vše kamera snímá za vámi. Pokud za sebou máte domácí nepořádek, který nestíháte uklidit, lze přes něj hodit bílé prostěradlo. Spousta programů již nyní umí pozadí rozostřit.

Pokud nemluvíte, vypínejte si mikrofon. Nejde tu o vás, ale vypínáte tím i zvuky v pozadí, tedy i vaši domácnost.

Doporučuji používat sluchátka s mikrofonem. Takto vás bude lépe slyšet, neboť mikrofon máte u úst. Hlavně však vaše kolegy a obsah schůzky nebude slyšet na celý byt či otevřeným oknem ven.

Pokud vás zajímá víc tipů na toto téma, neváhejte si projít můj článek s tipy jak na profesionálně vypadající virtuální komunikaci.

Buďte trpělivý a pečujte o sebe


Je to nová situace pro všechny. Spousta navyklých postupů nebude fungovat. Je třeba se učit nové způsoby komunikace, objevovat cesty, jak to či ono zajistit jinak, či se učit pracovat v novém prostředí – jak v domácnosti, tak možná i v nových programech.

Emoce frustrace, strachu, nejistoty je to, co mnoha lidem bude naskakovat v těchto situacích jako první.

Vydržte a buďte trpěliví. Jak k ostatním, tak k sobě.

Možná bude nejtěžším cílem udržet se svého plánu a trpělivě komunikovat s rodinou své potřeby. Bude to nějakou dobu trvat, než se všechno a všichni usadí do nového rytmu.

Pokud vám odpadlo dojíždění a díky tomu jste získali hodinu času, využijte ji pro sebe.

Spěte o něco déle, dávejte si delší přestávky, meditujte nebo se protáhněte. Projděte se po zahradě či kolem domu. Cokoliv, co vám pomůže v obnově sil, nadhledu a klidu.

Publikováno: 18. 03. 2020; aktualizováno 30.04.2020
titulní fotografie: Augustine Wong

ZPĚT NA SEZNAM ČLÁNKŮ