7 tipů, jak zvládat záplavu e-mailů


6 minut | 1 057 slov


Cítíte se zahlceni množstvím zpráv, které k vám přicházejí? Z jejich zpracování se dávno stala základní komunikační dovednost. Zde je několik tipů, jak na to.


Email je pro mnoho z nás nepostradatelným nástrojem. Ale můžeme jej vnímat také jako nutné zlo. A není to jen email. Naše poštovní schránky jsou zaplněny informacemi, dotazy a požadavky od zákazníků, spolupracovníků či přátel.

Při nezvládání příchozích zpráv cítíme, že ztrácíme kontrolu a s každou další zprávou klesá naše sebevědomí. A co více, může to narušit naši roli profesionála, kdy okolím přestaneme být vnímáni kompetentní komunikaci zvládat.

Je skutečně možné se tím vším probrat a zachovat si klidnou hlavou a příčetnost? Je. Ale je třeba i varování, že tu není instantní řešení. Převzetí kontroly je o změně myšlení a chování.

Pojďme se podívat na sedm užitečných tipů, jak účinněji příchozí zprávy zvládnout.

1) Odesílání v dávce


Odeslali jsem vytvořený email a do krátkého momentu nám někdo ihned odpoví. Místo abychom se věnovali ostatním, vracíme se k původnímu tématu a dostáváme se do smyčky konverzace. Z emailu se stává messenger. Přestáváme vyřizovat další emaily a nedaří se nám posunout věci na dalších frontách.

Jako prevence nám pomůže vyřizování emailů v blocích a k tomu navíc jejich odesílání až na konci tohoto bloku. Případné odpovědi uvidíme příště. Pokud odpověď potřebujeme okamžitě, možná je lepší zavolat.

Lze k tomu použít některý z doplňků, např. Boomerang . Pokud se vám nechce nic instalovat a dávat tak přístup ke svým emailům dalším službám, můžete napsané emaily nechat v konceptech a odeslat je na konci bloku. Jen na to nezapomenout.Vyřizování emailů a zpráv z dalších zdrojů ve vymezený čas má pro nás i další pozitivní efekty, kterým jsem se věnoval v článku o četnosti kontroly příchozích zpráv.

2) Připravené odpovědi


Jestli se k nám dostávají stále ty samé otázky a píšeme ty stejné či podobné odpovědi, je řešením příprava vlastních šablon.

Šablony nám umožňují dávat adresátovy komplexní odpovědi s menší časovou náročností. Také nám umožňují odpovídat včas a k věci, i když na formulace zrovna nemáme čas a energii.

Lze je mít uložené v samotném emailovém klientovi (návod: Gmail / Outlook). Pokud máte možných způsobů odpovědi více, tak je lze mít uloženy např. tři varianty odstavců, ze kterých finální email snadno poskládáme.

V tomto se mi výborně osvědčily programy pro správu poznámek (Evernote, OneNote), ale postačí i jakýkoliv textový dokument. Takto můžeme mít vytvořenu celou vlastní sekci „otázek a odpovědí“.

3) Automatické filtry


Pokud nám chodí více emailů z jednoho zdroje či spravujeme více projektů, tak nám s pozorností a orientací v záplavě došlé pošty pomůže nastavení automatických filtrů. Ušetří nám též mnoho času s případným ručním řazením.

Filtrovat a automaticky přiřazovat lze podle odesilatele, klíčových slov či dalších charakteristik. Nastavení je na pár kliků (návod: Gmail / Outlook) a pro sebe jej beru jako investici, která ušetří čas a pozornost při každém dalším emailu.

V našem bloku třídění a vyřizování emailů si tak sedneme k již napůl přetříděné schránce. Příchozí zprávy u sebe již budou mít konkrétní štítek a barvy podle projektu či typu činnosti, ke které patří.

Pro mě to jsou např. klienti na koučování, jejichž emailům se automaticky přiřazuje červený štítek, lektorské zakázky, které dostávají modrý, komunikace se studenty má automaticky štítek předmětu, aby se mi komunikace se 20 lidmi nepletla do emailů ke koučování apod.

4) Zaveďte Zero Inbox


Příchozí pošta není komora, kde na horní poličce necháváme spoustu věcí a doufáme, že se k tomu jednou vrátíme. Stále bude něco nového a přibývající množství nám bude jen komplikovat výhled.

Pokud se vám myšlenka lepší práce s příchozí poštou zalíbila, pojďte vyzkoušet techniku zpracování nazvanou Zero Inbox. Jejím cílem je zvládat příchozí poštu v rámci pravidelného bloku třídění skrze filtrovací rutinu složenou ze 4 kroků: smazat / archivovat – udělat to – delegovat – odložit.

Tímto přístupem čtyř předem promyšlených reakcí lze rychle a snadno projít velké množství zpráv během pár minut. Výsledkem je čistá poštovní schránka a prostor pro koncentraci na to, co je opravdu důležité. Podrobněji jsem se této technice věnoval v článku Prázdná schránka ve 4 krocích.

5) Ze zpráv úkoly


Většina zpráv, které obdržíme, od nás vyžaduje nějaký typ akce. Nějakou část můžeme vyřídit obratem, na některé potřebujeme patnáct minut, některé nám tam mohou viset i čtrnáct dní, než si můžeme úkol, a tedy zprávu či i email, odškrtnout.

Množství řádků textu není úměrné počtu akcí a časové náročnosti, které z nich plynou nebo které je třeba vložit do jejich vytvoření.

U zpráv, které vyžadují více času na zpracování, a chceme je z příchozí pošty dostat, si můžeme vypomoci jejich převedení do seznamu úkolů. Zpráva je pryč z příchozí pošty a je v našem úkolovníku.

V Outlooku takto, v Gmailu takto. Lze též využít služeb dalších aplikací, se kterými je možné emailové klienty propojit, jako např. Todoist či Trello, když budu jmenovat nejpoužívanější.

Pokud nechcete nic integrovat, v Gmailu má každé vlákno emailů svou adresu. Stačí ji vykopírovat z adresního řádku nahoře a vložit do události v kalendáři, vámi preferovaného úkolovníků či poznámkového programu. Přes tento odkaz si lze email zpětně vyvolat, aniž bychom jej dlouho dohledávali.

6) Stručnost a výstižnost


Mnoho z nás považuje krátké emaily za nezdvořilé. Na druhou stranu dlouhé emaily se nám vlastně tvořit ani číst nechce. A pak se nám hromadí čtení i tvoření.

Je tu tedy i krok na naší straně. Přestat emaily čechrat odbočkami, ale jít přímo k podstatě. Na dlouhý email není třeba psát dlouhou odpověď. Pojďme po hodnotě obsahu, poděkovat, tečka. Pro šíření myšlenky, pro vysvětlenou, či pro pobavení si pak můžete dát do podpisu odkaz na iniciativu za krátké emaily.

7) Klávesové zkratky


Možná si říkáte, že klávesovými zkratkami toho moc neušetříme, ale zvažte čísla v součtech. Kolik času u počítače denně trávíme? Skoro každé kliknutí myši, či pohyb na touchpadu má v emailovém klientu svou klávesovou zkratku (návod: Gmail / Outlook).

Netřeba se je učit všechny. Stačí si vytáhnout ty, které používáme pravidelně, a za týden to máme v hlavě.

Přidanou hodnotou času, který s inventurou klávesových zkratek strávíme, je, že zjistíme, co všechno námi používaný klient (nebo i operační systém či program), vlastně umí a my jsme o tom dosud nevěděli.

Zůstaňte nad věcí


Způsob komunikace a využití emailů se s příchodem nových komunikačních nástrojů mění. A to díky technologiím, kdy jsme přístupní kdekoliv, kdykoliv a pro kohokoliv.

Věřím, že těchto několik základních tipů, jak snížit chaos v jednom z našich základních pracovních a komunikačních nástrojů, vám pomůže dosáhnout většího pocitu kontroly, nadhledu a klidu.

Publikováno: 15.02.2019; aktualizace: 14.04.2020
Titulní fotografie: Lauren Mancke

ZPĚT NA SEZNAM ČLÁNKŮ