Prázdná schránka ve 4 krocích
(Zero Inbox)


9 minuty | 1 664 slov


Je vaše emailová schránka napěchovaná k prasknutí? Naštěstí je tu jednoduchá cesta, jak se se záplavou zpráv vypořádat díky postupu Zero Inbox.

Mnoho z nás si stěžuje na přetížení emaily a jak je těžké se v tom množství vyznat. Přitom si to v mnoha případech způsobujeme sami.

Jednou z opakovaných chyb, se kterou se setkávám, je nechávat všechny emaily, ať již nevyřízené, čekající či vyřízené, v příchozí poště.

Ve výsledku je pak pro nás těžké rozšifrovat, které zprávě dát pozornost a které nikoliv. „Už jsem na to odpověděl? Myslím, že ano. Pro jistotu se na to ještě podívám…“.

Příchozí pošta – náš Inbox – pak vypadá jako stránka libovolné sociální sítě. Lze rolovat nekonečně dolů, je těžké tam cokoliv zpětně dohledat a když chceme najít konkrétní zprávu, spoléháme na chytlavý název.

Ukážu vám spolehlivější systém, jak pracovat s informacemi.

Co je Zero Inbox?


Koncept Zero Inbox je o tom, jak se dostat rychle skrze velké množství příchozích zpráv a být schopen identifikovat ty, které si zaslouží naši další pozornost.

Termín Zero Inbox zavedl Merline Mann v sérii článků na svém blogu 43 Folders , které pak v roce 2007 shrnul v přednášce pro Google Tech Talk. Jeho základní myšlenkou je zvládat příchozí poštu pomocí 4 základních kroků.

Tyto kroky přitom vychází ze známého přístupu Mít vše hotovo (GTD, Getting things done) od Davida Allana, který jsem představil zde.

Proč bychom měli udržovat svůj Inbox prázdný? Zde jsou tři hlavní přínosy:

  • Nemineme důležitou zprávu, úkol či termín
  • Nestaneme se úzkým hrdlem, kde se společná komunikace zadrhává
  • Pocítíme uvolnění, protože nebudeme vystresovaní z množství emailů

Hlavním cílem postupu Zero Inbox a systému GTD je dostat úkoly z naší hlavy, což nám umožní věnovat pozornost tomu, co máme dělat právě teď.

Než začneme – drobné technické okénko

Tento text předpokládá, že užíváte Gmail, ale ta samá pravidla mohou být použita na jakéhokoliv prostředí. Když tedy píši „archivovat“, tak pro Outlook/Seznam to znamená přesun do vytvořené složky Archiv.

Pokud máme na starosti více emailových účtů, dává smysl je sjednotit do jedné centrální adresy, na kterou jsou zprávy přeposílány a ze které odpovídáme. Pokud si je však chcete z různých důvodů ponechat oddělené, můžete. Pak je třeba proces opakovat u každé z těchto schránek zvlášť.

Blok třídění a 4 odpovědi


Blok třídění je námi vytvořené časové okno, ve kterém 4 kroky techniky Zero Inbox probíhají. Ukončujeme jej s tím, že jsme každé zprávě věnovali pár sekund.

To ovšem neznamená, že jsme každý email vyřídili a udělali úkoly, které z něj plynou. To ani není časově možné a je proto důležité si uvědomit rozdíl mezi třídění a vykonáváním.

Jakmile se do třídění Inboxu pustíme, je třeba se pohybovat rychle. Každou zprávu si přečteme jednou a položíme si otázku: “Jakou akci tato zpráva v sobě obsahuje?” nebo též „Jsem touto zprávou tázán, abych něco udělal?“.

V rámci bloku třídění nám pak technika Zero Inbox nabízí čtyři odpovědi:

  • Smazat / Archivovat
  • Udělat to
  • Delegovat
  • Odložit

Po ani jedné z nich nezůstává přečtený email v naší příchozí poště.

Když se s příchozími emaily vypořádáváme, tak nepřeskakujeme. Neboť pak se prostě nakupí a vytvoří hrozivou haldu, ve které budeme hledat onu pověstnou jehlu. To v tom lepším případě. V tom horším nás odradí od jakékoliv snahy s touto kupou něco dělat.

1) Smazat či Archivovat


Pokud nám ze zprávy nevychází žádný akční krok, který bychom měli dělat, rozhodujeme se, zda tu informaci budeme později potřebovat či nikoliv.

Už nikdy se k tomuto emailu nevrátíte? Smazat. Nebo archivujte, máte-li tušení že by se možná někdy přeci jen hodil. Tak jak tak, opouští naši příchozí poštu.

Jestli chcete o jeden rozhodovací krok méně, mačkejte vždy tlačítko archivovat.

Smazat


V osobním životě sem patří všechny reklamy, akce, nabídky apod. Ty by měli opustit náš Inbox stejně rychle, jako se do něj dostaly. Jestli si říkáte „to je sleva, kterou bych mohl někdy využít“, tak taky. S velkou pravděpodobností to neuděláme.

Pokud si na to přeci jen vzpomeneme, tak zpráva ve smazané poště vydrží cca 30 dní, což je déle, než slevová akce bude trvat. Pokud to s nákupem myslíme vážně, tak je to krok „Udělej to“.

Pokud je to newsletter, jehož předchozí vydání jsme stejně nečetli, zřejmě neobsahuje informace, které nám nyní přijdou užitečné. Stojí za to sjet na spodek emailu a nalézt tlačítko „odhlásit se“.

Že vás to kdysi zajímalo a může někdy znovu? Opravdu? Pokud ta doba přijde, určitě si na ty hodnotné zdroje vzpomenete a ve volné chvíli se přihlásíte zpět.

Pokud je to pro vás příliš odvážný krok, můžete na tyto emaily zavést automatický filtr označit jako přečtené + přeskočit příchozí poštu a přesměrovat do adresáře „Čtení až budu mít volno“.

Založit


Pokud uvažujeme, že tu informaci budeme potřebovat, založme ji. Ale tím nemyslím vytvářet složitý soubor adresářů. Jestli strukturu složek budeme příliš kompilovat, povede to časem pouze k opouštění systému, neboť bude příliš mnoho možností, jak s emailem naložit.

Osobně se nebráním lehké struktuře, např. podle rolí a oblastí zodpovědnosti nebo firem, se kterými dlouhodobě spolupracuji či podle dlouhodobějších projektů. To však stačí, aktuální emaily jsou vždy nahoře.

Po dokončení projektu rozpustím adresář do role/oblasti zodpovědnosti, ke které nejvíce náleží. Pak už je to, bude-li třeba, na vyhledávání. Možná nám to zabere pár minut, ale určitě to bude v součtu méně vynaloženého času a energie, než když budeme nad každým druhým emailem přemýšlet, kam a jak jej vlastně zařadit.

Pokud je vyžadovaná zpětná dohledatelnost, putuje do archivu celá složka. To se může hodit u projektů, kde můžete očekávat zpětné kontroly nebo když počítáte s jejich opakováním.

2) Prostě to udělejme. Teď.


Jakákoliv zpráva, u které zpracování zabere méně než 2 minuty, je určena k okamžitému vyřízení.

Nemařme čas vkládáním této zprávy do systému úkolů či kalendáře. Jestli je to rychlá odpověď, udělejme to hned a pojďme na další emaily.

I v těchto případech však nezapomínám na přiřazení štítku role/projektu. To, že jsem např. při rekonstrukci bytu něco někomu potvrdil s krátkým komentářem k barvě či materiálu, chci mít ve složce „Byt“. V případě potřeby pak mám vše pohromadě.

Odkládáním těchto malých úkolů si vytváříme větší haldu a zakládáme si na pozdější odpor z velkého množství. Jejich vyřizováním vytváříme dynamiku akce, která nás posunuje dále.

Navíc to má tu výhodu, že pro ostatní jsme těmi, kdo jsou na příjmu a reagují, když je potřeba. Pozor však na proměnu emailu v chatování (proklik na Práci v blocích). Po vyhotovení archivujeme, čímž opět mizí z Inboxu.

3) Delegování – co mi nepatří?


Vyřizování položek v seznamu je jedna věc, ale delegování je úplně jiná záležitost.

Zde je důležité uvědomit si, že naše přidaná hodnota je někde jinde, než kam míří email a danou záležitost by mohl zpracovat někdo jiný rychleji, lépe, s větší chutí či za menší náklady, než jsou ty naše.

Jsme ta nejlepší osoba, která by to měla dělat? Jestli ne, přepošleme to dál někomu, kdo tou osobou je. Pokud vedeme tým, nezapomeňme, že jenom proto, že jsme schopni to udělat, neznamená, že bychom to měli dělat.

Mohou pomoci otázky „Za co jsem tu opravdu placen? Jaká je má přidaná hodnota?“ A to se vztahuje i na ty z nás, kteří pod sebou nikoho nemají, ale mohou se zamyslet horizontálně, ve smyslu kolegů v týmu.

Jsme-li za vyřízení zodpovědní, lze si při delegování říci, abychom byli v kopii, a dát email do adresáře „Delegováno“ nebo „Čekám na“, což nám poslouží jako přehled o záležitostech, kde čekáme na vyřízení někým jiným.

Pokud jsme úplně sami, zpravidla živnostníci, možná je na zvážení jsme-li v pozici, kdy si můžeme najmout na pár hodin v týdnu výpomoc na zpracování konkrétních technických emailů či úkolů.

4) Odložení – aneb ty větší úkoly


Jak na emaily, které potřebují na vyřízení větší porci času? I ty chceme z příchozí pošty odstranit.

Je k odpovědi třeba vypracovat analýza? Získat odpovědi od jiných lidí a z toho udělat výtah? Přidat vlastní myšlenku? Je dost možné, že nám email bude v příchozí poště pobývat i týden.

Emaily, které vyžaduje více kroků, přehazujeme do seznamu úkolů, u nichž budeme sledovat vývoj zpracování. Můžeme si též udělat patřičné časové okno v kalendáři, a do popisu události vložit odkaz na tento email. Pak email založíme do složky projektu/oblasti zodpovědnosti.

V příchozí poště si nechávám ty zprávy, o kterých vím, že je vyřídím dnes, nejpozději zítra. Tedy ty, u kterých zakládání do úkolovníku vnímám jako krok navíc, který mi ve větší přehlednosti nepomůže.

Chceme-li se k emailu vrátit v konkrétní den, jsou lepší způsoby, než aby nám celou dobu pobýval v příchozí poště. Může putovat do úkolů nebo do kalendáře. V Gmailu existuje funkce odložení, pomocí které si můžeme nastavit, aby nám email přišel znovu v konkrétní den a hodinu.

Vykopání se z díry


Možná vás polilo horko, když vidíte, kolik emailů tam máte a že byste se jimi měli nyní takto probrat.

Pokud s touto technikou začínáte a váš inbox má nyní desítky, ne-li stovky položek, možná může být prvním krokem vyhlášení „akce čistý stůl“, někdy dramatičtěji pojmenované jako „emailový bankrot“.

To znamená, že označíte všechny emaily ve své příchozí schránce a archivujete je.

Pokud na to chcete jít pomalu, archivujte všechno až na, řekněme, posledních 20-30 položek. Nyní si skryjte přicházející poštu – to, aby vás nevyrušovala – a v jednom časovém bloku těchto 30 zpráv zpracujte podle popsaného postupu. To je příležitost pro trénink.

Možná nyní, ve strachu nad ztrátou, váháte. Je to ta tíha mnoha položek v seznamu, která nás drží zpátky. Klid, nemažeme, ale archivujeme. Dejte si tu svobodu a příležitost. Začněte od čistého stolu.

Udržet krok


Nehledě na to, čím se zabýváme, emaily se staly důležitou součástí naší každodenní komunikace. Na jednu stranu přinášejí usnadnění, na druhou stranu se mohu stát prokletím, nebudeme-li s nimi umět zacházet.

Základním cílem přístupu Zero Inbox je co nejvíc prázdná složka s příchozími emaily.

Tímto přístupem čtyř promyšlených kroků lze rychle projít velké množství zpráv během několika minut. Cílem je, abychom se vymanili z pocitu, že se musíme o emaily neustále starat. My bychom měli kontrolovat náš inbox, nikoliv aby on kontroloval nás.

Nyní by pro nás již nemělo být těžké zvládat svou příchozí poštu účinným způsobem, udržet krok s příchozími zprávami, mít přehled a dávat pravidelné odpovědi.

Publikováno: 23.02.2018; aktualizace: 09.04.2020
Titulní fotografie: Jeremy Perkins

ZPĚT NA SEZNAM ČLÁNKŮ