Kontrola příchozích zpráv? Třikrát je akorát.


5 minut | 839 slov

Frekvence, s jakou kontrolujeme příchozí zprávy a emaily ovlivňuje míru pohody a soustředění.

Přes všechen ten pokrok, který jsme za poslední dekády udělali, se může zdát, že zvládání komunikace je těžší než kdy jindy. Přestože máme nové technologie a aplikace, mnoho z nás má pocit, že komunikaci nestíhá a zůstává pozadu.

Připojeni, hledající, těkající


Neustále připojeni, neustále hledající, těkající a odpovídající. Bez chvíle klidu a prostoru k nadechnutí. Stále je třeba něco dodělat či udělat a vyrušení čekají na každém rohu či při každém kliknutí.

Z výzkumů však vychází, že čím častěji příchozí zprávy kontrolujeme, tím jsme méně koncentrovaní a více vystresovaní. Jak často kontrolujete svůj email vy? A jak často je to vhodné?

Neustále je na co odpovídat, neboť jsme díky technologiím otevřeni komukoliv a kdykoliv. Jejich nezvládnutí nám pak může způsobit pocit, jako bychom se v příchozích zprávách topili.

Možných řešení je víc. Můžeme se zaměřit na způsob zpracování informací. Tomu jsem se věnoval 7 tipů jak lépe zvládat záplavu zpráv, či při popisu přístupu Zero Inbox, který nám pomůže s vyprázdněním schránky příchozích zpráv.

To vše se však děje v čase a rytmech. Pojďme se tedy podívat na samotnou frekvenci kontrolování příchozích zpráv.

Třikrát je tak akorát


Studie provedená výzkumníky na University of British Columbia zkoumala efekt omezení četnosti kontrolování emailů. Během tohoto experimentu byli účastníci rozděleni do dvou skupin, které obdrželi zhruba stejné množství emailů.

První skupině bylo dovoleno, ať svůj email kontroluje, jak často chce. Druhé skupině byla povolena kontrola jen třikrát denně. Druhý týden si to prohodili. Hladina stresu pak byla měřena vůči jiným známým relaxačním technikám jako dechová cvičení a meditace.

Lidé ve skupině, která kontrolovala své emaily jen třikrát denně, hlásili méně stresu a větší pocit jistoty při vypořádání se s tím, co bylo třeba udělat. Což mohlo být způsobeno i tím, že jim méně stresu dovolilo větší koncentraci a tím i efektivitu.

Skupina, která kontrolovala emaily méně často hlásila méně stresu i přesto, že museli vzdorovat pokušení se na emaily podívat. K tomu navíc tato skupina strávila, v celkovém součtu průměrně o 20 % méně času ve své příchozí poště.

Úniky a rozjezdy


Opakované nahlížení pro nás může být i způsobem, jak se vypořádat s kreativními bloky, stresem a nudou. Ale stejně tak to činíme únikem na sociální sítě, za videi na Youtube či kamkoliv jinam.

Kontrolujeme je, i když je vlastně číst ani nechceme. Jsou často irelevantní k tomu, co zrovna děláme nebo potřebujeme.

Můžeme nám trvat i 15 minut, než se do naší práce pořádně ponoříme. A přitom nám stále probleskává otázka, zda už nám Marie odpověděla na email. Nahlédneme. A ono tam je něco jiného. Ale i tak to rozklikneme.

Přerušený úkol pro nás zůstává stále otevřený a my se musíme rozhodnout, jestli jít za vyrušením, nebo se věnovat původnímu úkolu.

Ať už se rozhodneme pro cokoliv, už jen toto neustále uvažování, čemu se věnovat, nám snižuje koncentraci a zvyšuje celkové mentální i emocionální zatížení, což nás v dlouhém horizontu ještě více vyčerpává.

To se negativně podepisuje i na hladině stresu a čase, který věnujeme samotné práci, do které jsme se původně pustili.

A pak, když se přepneme zpět na původní úkol, je třeba opět rozjet naše mozkové závity tím správným směrem. Dalších 5 až 10 minut, než si pořádně uvědomíme, kde jsme skončili a jak pokračovat.

Hledáte, kde ušetřit kousek času? Co třeba zde?

Pozor na komunikační smyčky


Možná věříme, že je nezdvořilé neodpovědět hned, jak email dostaneme. Kromě toho, že je tato úvaha hodně vyrušující a nenechá nás posunout další věci, buduje nám navíc reputaci toho, kdo je neustále k dispozici a na cokoliv odpovídá. Což bude přitahovat ještě více zpráv.

Pokud odpovíme obratem a čekáme odpověď obratem, dostáváme do komunikační smyčky, kdy se zabýváme těmi, kdo jsou nejhlasitější, zatímco ostatní emaily stále čekají.

Nepoužívejme svůj email jako chatovací aplikaci. Jestli chceme chatovat, jsou tu jiné nástroje. A možná rovnou zavolejme.

U emailu není obvykle očekávaná odpověď do pár minut. Pokud to máte v týmu jinak, je důležité si sladit očekávání a vyjasnit si, na co který nástroj používat.

Jednou z variant, jak se komunikační smyčce vyhnout, je poslat všechny své odpovědi najednou na konci bloku, který emailům věnujeme.

K jejich odpovědím se vrátíme ve svém dalším třídícím bloku.

Nikoliv kdykoliv


Nejlepší způsob, jak se tomu postavit, je otevírat příchozí poštu pouze v daném časovém bloku. Nikoliv kdykoliv.

V uvedeném výzkumu zkoušeli tři kontroly za den. Samozřejmě je nutné si toto doporučení přizpůsobit vlastnímu popisu práce. Pokud je naší pracovní rolí a zodpovědností být k dispozici zákazníkům a odpovědět do patnácti minut, tak toto není technika, která nás přivede do většího klidu.

Čím více si však práci organizujeme sami, tím více je nastavení této rutiny klíčovým prvkem v úspěšnosti našeho dne. Většina z nás si vybrat může. Což často, pod silou návyku, není tak snadné, jak se řekne.

Pro začátek můžeme vyzkoušet přirozený cyklus, kdy naše pozornost vydrží zhruba 45 minut. Tedy hodina soustředěné práce bez vyrušení a pak kontrola emailů a zpráv. A pak to můžeme prodloužit, třeba na celé dopoledne, kdy hodinový interval necháme na odpoledne. Opačně by to mohlo být pro ty, co se komunikací rozjíždí do svého pracovního tempa.

Publikováno: 11.10.2019; aktualizace: 16.04.2020
Titulní fotografie: Volodymyr Hryshchenko

Checking email less frequently reduces stress, Computers in Human Behavior; Kostadin Kushlev, Elizabeth W.Dunn

ZPĚT NA SEZNAM ČLÁNKŮ