10 návyků, díky kterým budete produktivnější
(Zen a hotovo od Leo Babauty)
10 minut | 1 851 slov
Zřejmě jste již někdy zažili frustraci z nepořádku na stole, v souborech či emailech. Nehledejte nové vychytávky a raději se zaměřte na změnu návyků.
Při čtení knihy či na kurzu time managementu, nám to všechno dává smysl a uváděné příklady, jak to někomu funguje, vypadají lákavě. Ponoříme se do zkoušení aplikací, programů, nových bločků či jiných pomůcek, abychom se za měsíc vynořili zpět na místě, kde jsme začali. Možná o metr dále.
To, co nás pak drží zpět, a proč se vracíme zpět do vyjetých kolejí, není to, že si neumíme porovnat své složky a příchozí emaily, ale naše (často nevědomě) vybudované návyky. Pojďme se tedy zaměřit přímo na ně.
Klíčem jsou návyky
Systémy osobní produktivity vyžadují spíše než nové nástroje změnu přemýšlení nad tím, co přichází do našeho života a jak s tím zacházíme – od myšlenek, nápadů, plánování po úkoly. Jestli volíte papírový, nebo elektronický systém, je jen na vás, v obou lze ZTD realizovat.
Zen a hotovo (Zen to done, ZTD, Leo Babauta) je nejpopulárnější variací na systém Mít vše hotovo od Davida Allena (Geting thing done, GTD). Nejdříve vycházel jako seznám článků na blogu autora, které se díky stoupající popularitě dostaly v roce 2007 do knižní podoby.
GTD je z pohledu ZTD vnímáno jako příliš komplexní pro okamžité zavedení. K vybudování osobního systému produktivity tedy přistupuje skrze postupné osvojování návyků:
- Sběr
- Třídění
- Plánování
- Dělat jen jednu věc bez vyrušení
- Jednoduchý důvěryhodný systém
- Uspořádávání
- Týdenní ohlédnutí
- Zjednodušování
- Rutiny
- Najděte svou vášeň
ZTD Návyk č.1: Sběr
První návyk je o vytvoření si pravidel pro sběr přicházejících informací a podmětů, jako jsou nápady, úkoly, projekty, kontakty a cokoliv dalšího co nás přes den potká a my si to chceme poznačit pro budoucí použití.
Zásadou je udržet co nejmenší počet míst pro sběr. Těmto místům se v time managementu říká Inboxy a naši snahu je jejich počet minimalizovat.
Například vše, co přinesu domů pro další zpracování, dávám do jednoho proutěného koše (trochu většího než A4, aby mi větší formáty nepřepadávaly). Mám více emailových adres, a tak jsou nastaveny pro přeposílání do jedné, ze které vše vyřizuji apod.
Je třeba projít si všechny cesty, kterými se k nám informace dostávají a vymyslet, jak je propojit, abychom pak pro jejich zpracování, chodili na co nejméně míst.
ZTD Návyk č.2 : Třídění
Navazujícím návykem je kontrola a zpracování těchto Inboxů. Jak často? Alespoň jednou denně. U emailu to bude jistě vícekrát, ale pozor, neboť příliš častá kontrola vede k většímu stresu a menší efektivitě, což je pravý opak toho, čeho chceme dosáhnout.
Při třídění Inboxu se u každé jednotlivé položky rozhodujeme pro jednu z možností:
- Smazat
- Pokud je to do 2 minut, tak vyřídit
- Delegovat (pokud to není pro nás, či to někdo dovede lépe než my)
- Přidat na seznam úkolů, nebo do kalendáře na později
- Založit (pokud je to informace k uložení)
Takto si projdeme všechny nové položky v Inboxu. Jde o to dělat rychlá a definitivní rozhodnutí. Neodkládat, nevracet se k tomu, nevyžaduje-li to přímo povaha emailu, papírku či co to zrovna máme před sebou. Výsledkem je prázdný Inbox a pocit klidu.
ZTD Návyk č.3: Plánovat
Plánování dává našemu nacházejícímu dnu, týdnu či měsíci význam. Dny pak pro nás nejsou jen o odškrtáváním položek ze seznamu, ale kroky ve směru našich cílů. Plánování nám dodává pocit smyslu a toho, že děláme na tom, co považujeme za důležité.
Na počátku každého týdne si zvolíme a vypíšeme tzv. Velké kameny, což je koncept od Stephena R. Coveyho z knihy 7 návyků skutečně efektivních lidí. Velké kameny je 3-6 nejvíce důležitých věcí, které chceme tento týden udělat. Když je máme vybrány, podíváme se do kalendáře a naplánujeme si, kdy se na tyto úkoly podíváme.
Plánováním tu samozřejmě není myšleno obsazení všeho do poslední hodiny v týdnu. Je to položení těchto 3-6 základních velkých kamenů do prostoru jednoho týdne. Pokud je tam nedáme, s velkou pravděpodobností se necháme strhnout operativou, která bude každý den přicházet.
Stejně tak i každý den vytvoříme seznam cca 3 věcí, které jsou pro tento den nejvíce důležité. Obvykle obsahují něco z již naplánovaných Velkých kamenů, které jsme si tam položili při týdenním plánování, a pak pár dalších důležitých či naléhavých věcí.
ZTD Návyk č.4: Dělat jen jednu věc bez vyrušení
Zavřeme dveře a dáme na ně lísteček „Nerušte mé kruhy. Děkuji.“ Kdo nemá dveře, tak může použít jiný signál domluvený s týmem, např. vlaječku na stůl či sluchátka . Nyní děláme na tom důležitém a potřebujeme se soustředit.
Vybereme si jednu položku ze seznamu a přijmeme rozhodnutí, že na ní budeme dělat, dokud nebude hotová, nebo neuplyne námi vymezený čas.
Vypneme co nejvíce možných vyrušení, jako jsou notifikace, či ztišíme telefon, zavřeme email či skryjeme nově příchozí poštu. Pokud nás napadne nápad ohledně něčeho dalšího, zaznamenáme si to (návyk č. 1) a ihned to pouštíme z hlavy.
Na drobné úkoly si vyhraďme jeden časový blok, kdy je bereme jeden po druhém. Pokud je ráno náš čas vrcholné koncentrace, tak Velké kameny patří sem a blok drobnosti na odpoledne.
ZTD Návyk č.5: Jednoduchý důvěryhodný systém
Pátý návyk se týká našich seznamů. Pokud tam máme 10-15 položek, kdy nám pro zorientování stačí jedno rychlé prohlednutí, není třeba dalšího třídění. V momentě, kdy se však položky začínají kupit a nám trvá delší čas, než se v seznamu začneme orientovat, je vhodné začít přemýšlet o dělení seznamu na kategorie. Mohou to být například tyto:
- pracovní: pro vše spojené s prací
- osobní: pro vše spojené s nepracovním životem
- telefon: hovory, které lze vyřídit odkudkoliv
- pochůzky: seznam co je třeba vyřídit ve městě apod.
- čekám na: seznam pro věci, ke kterým je třeba se vrátit
- někdy/možná: seznam položek, které nemůžeme či nechceme vyřešit nyní a potřebujeme se k nim vrátit později
Možná se vám budou hodit jiné názvy. Upravte si je. Cokoliv, jen to udržujme jednoduché.
Je důležité mít na paměti, že toto nejsou naše denní seznamy (návyk č. 3), co ten den budu dělat. Je to naše zásobárna, ze které během plánování vytahujeme naše Velké kameny a položky pro každý týden či den.
ZTD návyk č. 6: Uspořádávání
Náš život může být perfektně zorganizovaný, když dodržíme dvě pravidla. Za prvé: vše co máme, má své místo. A zadruhé: když jsme skončili, vrátíme vše na své místo. Po dokončení nenechávejme věci na horních plochách nábytku či na ploše v počítači.
Přicházející záležitosti jdou do svého Inboxu. Odtud dále – při třídění, do seznamů úkolů, nebo je archivujeme do příslušných složek v počítači a pořadačů ve skříni. Je jednodušší najít co potřebujeme, když to má své místo.
Na pořadačích a krabicích mějme štítky. Pojmenovat je můžeme podle svých pracovních a životních rolí. Vytvořme si stejný systém pro papíry i složky v počítači.
Pro ty aktuální projekty mám např. fyzický pořadač (pro papírové podklady) i složku v počítači, abych pracovní soubory a papíry nemusel pokaždé dohledávat ve složkách rolí a projektů.
ZTD návyk č.7: Týdenní ohlédnutí
Jestliže se návyk plánování díval dopředu, tak týdenní ohlédnutí nám dává příležitost věci uzavírat. Obojí nám pomáhá dávat našemu konání smysl a pocit důvěry v námi zvolený směr a kroky, které děláme.
Je to příležitost vyčistit naše Inboxy, pokud jsme během týdne vynechali. Též se podíváme na svůj kalendář – co bylo a co je před námi. A můžeme tím přejít do plánování (návyku č. 3).
Týdenní ohlédnutí a plánování jsou spojené nádoby. Procházení seznamů nás drží na vrcholu probíhajících věcí. Místo toho, abychom je nechali na sebe padat, máme možnost být o krok napřed.
Pro mě to bývá pátek odpoledne, kdy už toho stejně moc nevymyslím. Také školení si na pátek objednává málokdo. Tak uzavírám, dokončuji a čistím systém. Pro víkend mám pak klidnou mysl.
Pro někoho, kdo má hodně schůzek, může být kontrola a plánování kalendáře jednou týdně málo, neboť zažívá hodně změn. Zkoušejte, pozorujte a upravujte. Avšak nevynechávejte.
Pokud začneme ohlédnutí či plánování vynechávat, náš osobní systém se začne plnit, drhnout, a my mu v konečném důsledku přestáváme věřit. Abychom viděli, co je třeba dneska udělat, začneme si opět lepit papírky na monitor.
ZTD návyk č.8: Zjednodušování
Největší nástrahou všech osobních systémů produktivity jsou dlouhé seznamy úkolů, které máme potřebu dělit a strukturovat. Případně přidávat další kategorie třídění, abychom se dostali k tomu, co opravdu potřebujeme v seznamech vidět.
Proto je nejdůležitější, ale často také nejtěžší, kromě redukování, umění říkat NE.
Zredukujme své cíle a úkoly na ty podstatné. Jako inspirace může posloužit Paretovo pravidlo 80/20.
Snažme se snížit počet zdrojů, ze kterých k nám plynou informace.
Zmenšujme počet svých závazku na ty, kde opravdu máme co říci a kde má naše práce přidanou hodnotu pro ostatní. Co můžete delegovat? A co rovnou smazat a málokdo si toho všimne?
Odeberme vše, co jen lze, a dělejme to na čem opravdu záleží.
ZTD návyk č.9: Rutiny
Cílem tohoto návyku spojování činností a úkolu do celků, které se vzájemně doplňují a podporují. Často se tyto celky nazývají rituály. Tyto denní a týdenní rutiny nám pak dodají pocit řádu a klidu.
Mnoho našich rutin a rituálů jsou ve své podstatě údržba. Co je třeba dělat udělat denně, týdně, čtvrtletně, ročně.
Příkladem pracovních rutiny může být časový blok pro ohlédnutí a plánování, který obsahuje řadu za sebou jdoucích kroků, co je třeba zkontrolovat, předat apod. Příkladem osobní ranní rutiny či rituálu, může být posloupnost ranní hygieny, studené sprchy, cvičení, meditace apod.
Rutinu dostaneme pod kůži opakováním. Pro procesy, co jsou jednou za půl roku či rok, doporučuji vytvořit seznamy. Mám například jeden takový pro roční uzavření účetnictví a jeho nastavení pro nový rok. Díky němu navíc neopakuji předchozí chyby, neboť pokud nějakou udělám, mohu do seznam přidat, na co si dát příští rok pozor.
Pokud tyto rutiny zavedeme, budou se nám též snadněji budovat nové návyky, neboť je máme k čemu kotvit.
ZTD návyk č.10: najděte svou vášeň
To je to, proč to všechno děláme a proč si nějaký osobní systém produktivity vůbec budovat a držet jej. Pokud děláme na něčem, co je naší vášní, je pro nás seznam úkolů spíše odměnou.
V každé práci se zřejmě najde kousek toho, co je prostě potřeba udělat (administrativa, vyplnit něčí formulář apod.), ale to by nemělo převažovat.
Než se do toho pustíte
Jelikož je ZTD o budování návyků, je třeba mít na paměti spíše vytrvalost. Vezměte si vždy jeden či dva z návyků a na těch pracujte. Denní opakování vám pomůže s postupným přechodem z toho, co používáte nyní.
Zhruba po měsíci, kdy již budete mít základní cestičku vychozenou, a nový návyk vás nebude stát tolik pozornosti a sil, můžete přidat další.
Je k tomu potřeba nějaký program či apka? Nikoliv. Můžete klidně i v papíru. Pokud to, co používáte má ty možnosti, které potřebujete, neměňte.
Učit se nové návyky a k tomu i nové programy činí start a změnu náročnější. Buďte proto opatrní, do kolika nových věcí se chcete pustit zároveň. Jste-li však uprostřed okurkové sezóny, můžete zkusit udělat totální reset a vyladit to, než sezóna opět přijde.
Cíl a pak cesta
Ať již zvolíte cestu ZTD či GTD, nakonec to v základu nikdy není o programech či nástrojích, ale o cílech.
Jakýkoliv osobní systém bude protivný bič, když nás vede a připomíná něco, kam mířit nechceme. Pak jsou i drobné věci otrava. Jakýkoliv osobní systém nám pomůže být produktivní a směřovat k cílům, pokud je známe a těšíme se na ně.
Publikováno: 30.06.2017; aktualizace: 07.04.2020
Titulní fotografie: Bench Accounting
