5 tipů, jak dostat Paretovo pravidlo 80/20 do života


7 minut | 1 262 slov


Paretovo pravidlo 80/20 nás vede k tomu kde má naše činnost opravdu smysl. Začněte hned, hlavní principy jsou velmi jednoduché.

Každý z nás čelí neustálé výzvě omezených zdrojů – času, peněz, energie, ať už psychické, fyzické či emoční. Pokud jste navíc ve vedoucí pozici, víc než jiní hospodaříte nejen se svým časem, ale i s časem celého týmu.

Umění zaměřit se na to podstatné


Paretovo pravidlo 80/20 je pro svou snadnost na vysvětlení a chytlavou pointu jedním z nejvíce zmiňovaných konceptů time managementu a osobní produktivity.

Věřím, že může pomoci i vám, a proto se pojďme podívat na několik příkladů jeho využití v praxi.

Jak jsem popsal ve svém předchozím článku Jak se zaměřit na to podstatné, pravidlo 80/20 nám říká, že vztah mezi vloženou energií a hodnocenými výstupy je jen zřídka vybalancovaný.

Paretovo pravidlo mluví o tomto poměru: 20 % vstupů vytváří 80 % výstupů, tedy např. že 20 % novin obsahuje 80 % pro nás skutečně důležitých zpráv, 20 % zákazníků přináší 80 % našeho obratu nebo že 20% oblečení nosíme po 80 % času apod.

Když toto aplikujeme na svou práci s časem a úkoly, bude to znamenat, že hledáme ty činnosti, kde přibližně 20 % naší snahy vyprodukuje 80 % výsledku vzhledem k cíli, který jsme si stanovili. Naučit se rozpoznat mezi našimi mnoha úkoly a nápady těchto 20 % je klíčem k efektivnímu využití času.

Pět tipů jak na to


Paretovo pravidlo 80/20 lze využít pro většinu činností v našem pracovním i osobním životě. Pojďme se společně podívat na pět příkladů. Věřím, že po jejich prozkoumání vás napadnou i další oblasti, kde můžete tento přístup využít.

Práce s cíli, projekty a úkoly


Time management neřeší jen otázku co dělat, ale ve stejné míře i co nedělat.

Pravidlo 80/20 navrhuje, abychom si pojmenovali klíčové položky, které pro nás generují nejvíce užitku vzhledem k našim cílům, k tomu, čím chceme být, s kým chceme být a jak se chceme v životě cítit – a těm se věnovali.

Musíme však nejdříve přijít na to, kam směřujeme. Dejte si tedy více času a udělejte si seznam všech svých plánů, cílů, projektů a aktivit v pracovním i osobním životě.

Když vše dáte na jedno místo, můžete lépe prozkoumat propojení úkolů a projektů na svá důležitá témata a cíle, kterým se chcete v životě věnovat.

Kterých 20 % úkolů a projektů bude mít největší dopad (80 %) na naši další cestu tam, kde chceme v životě být?

Našim cílem je trávit více a více času v těch několika oblastech, které vám do osobního a pracovního života přinášejí největší hodnotu. A zároveň opouštět ty ostatní.

Paretovo pravidlo 80/20 tedy můžeme použít i pro vyřazování. Podívejte se na tu 80% část úkolů, a zde identifikujte spodních 20%. Jak je můžete ukončit či předat?

Prioritizace práce s klienty či dárci


Tady bude potřeba vyhrnout si rukávy, ponořit se do tabulek a sehnat si co nejvíc údajů. Kterých 20 % klientů či dárců vám přináší největší hodnotu?

To jsou lidé, kterým chcete věnovat svůj čas, když něco potřebují, když něco reklamují apod. To jsou lidé, které chcete případně osobně navštívit, či zavolat, místo pouhého zaslání novoročenky.

Zároveň se sami sebe ptejte: Co mají společného? Odkud k vám přišli? Neboť chcete hledat jím podobné. To jsou ti, kterým přijde zajímavé, co nabízíte. Těmto lidem přinášíte do jejich životů největší přidanou hodnotu. Kdo je to právě pro vás?

A zamysleme se také naopak. Podívejte se na část seznamu, která tvoří těch spodních 20 %. Jak jim mohu víc pomoci? Nebo je na čase se s nimi, v dobrém, rozloučit? Někde jinde jim zřejmě poslouží lépe a my budeme mít víc času na ty, kde je vzájemná hodnota nejvyšší.

Vedení týmu a delegování


Pokud jste ve vedoucí pozici, tak více než jiní, zacházíte nejen se svým časem, ale i s časem ostatních lidí. Paretovo pravidlo nás vede k porozumění, které činnosti jsou pro naší roli důležité, a které bychom měli delegovat.

Podívejte se tedy na svůj pracovní rozvrh a posuďte, kolik času věnujete jednotlivým činnostem a jaký mají účinek vzhledem k vašim cílům. A identifikujte, které je třeba delegovat.

Pokud jste na volné noze, či prostě není komu předávat, tak se místo o delegování bavíme o outsourcingu a přemýšlíme, na co všechno si mohu někoho najmout či kde spolupracovat s jiným profesionálem.

Možná nás ty úpravy internetových stránek baví, ale máme to skutečně dělat my? Nenecháme si raději tento rok účetnictví zpracovat profesionálem, místo abychom tomu dávali víkend a čas v průběhu roku, kdy budeme hlídat změny?

Vedeme-li tým, neznamená to, že se soustředíme pouze na 20 % těch nejvíce produktivních a úspěšných členů týmu na úkor zbylých 80 %. To by byl velký omyl.

Z pozice vedoucího týmu je naší zodpovědností rozvoj všech. Přemýšlejte, jak pomoci ostatním k získání znalostí a dovedností horních 20 %. A jak můžeme pomoci těm na druhém konci spektra, těm co se po delší čas pohybují ve spodních 20 %, aby se posunuli vzhůru. Mohou se ze zóny nejnižších 20 % nějak dostat? Co by jim pomohlo?

Přitom se průběžně rozlučte s těmi, kteří již dlouhodobě přínosem pro tým nejsou. Pokud jsme nenašli společnou řeč, někde jinde jim zřejmě bude lépe – jak lidsky, tak pracovně. Ušetřenou energii pak můžeme věnovat ostatním či nováčkům.

Najděte a eliminujte vyrušení


Ať již jezdíte každý den do kanceláře, nebo pracujete z domu, vyrušení nalezneme kdekoliv. Náš seznam může vypadat například takto: někdo mi stále volá, mám neplánované návštěvy, ruší mě notifikace ze sociálních sítí či z telefonu apod.

Tato a další malá nepříjemná vyrušení snižují naši produktivitu, motivaci, soustředění. Vedou k odkládání úkolů a v celkovém součtu i projektů.

Pokud řešení budeme opět hledat přes Paretovo pravidlo 80/20, bude to pro nás znamenat, že s velkou pravděpodobností mezi svými 10 zdroji vyrušení najdeme dva nebo tři (oněch pomyslných 20 %), které jsou jádrem problému, a jejichž eliminací odstraníme co nejvíce (80 %) pocitu vyrušení. Sem zaměřme svou pozornost, neboť ošetření této oblasti nám přinese největší úlevu a tím i pozornost a výkon.

Kdy je vaše špička?


Naneštěstí úkoly, které do 20 % spadají, bývají právě ty nejtěžší a nejvíce komplexní. Opět tedy použijeme princip 80/20, tentokrát na to, jak se během dne cítíme.

Ve kterých 20 % pracovní doby jste nejproduktivnější?

Každý z nás má během dne časové okno, kdy mu jde práce nejlépe od ruky. A tím vás nehoním do časného ranního vstávání.

Pro někoho to může být mezi devátou a jedenáctou ranní, pro někoho jiného mezi třetí a pátou odpolední. Kdy cítíte, že máte nejvíce energie právě vy?

Zaměřte se na nejproduktivnější čas svého dne a do ní dejte ty nejdůležitější úkoly.

Mně to nejvíce myslí mezi sedmou ráno a dvanáctou v poledne. Pokud neškolím či nekoučuji, je to čas, kdy vymýšlím, dělám strategická rozhodnutí, píši články. Odpolední čas pak věnuji domlouvání, vyřizování, odpovídání a podobně.

Vy to můžete mít naopak. Nejdříve se potřebujete rozehřát komunikací a zařizováním a pak se v pravou chvíli ponoříte do své hluboké práce.

Obyčejně však naše vrcholná koncentrace nemůžeme trvat celý den. Takže které dvě hodiny jsou ty vaše nejproduktivnější? Sem dejte svou nejhodnotnější práci. A tyto hodiny si chraňte za každou cenu!

Do tohoto časového okna nasměřujte právě těch 20 % úkolů, které jste si pojmenovali v předchozích příkladech. Tak se ujistíte, že svůj nejproduktivnější čas trávíte úkoly, které mají největší hodnotu pro vás samotné.

Hlavní je cíl


Příkladů, kde lze Paretovo pravidlo 80/20 užít, je mnoho. Zde jsem pojmenoval pět častých oblastí, se kterými se ve své praxi setkávám.

Věřím, že vás inspirovaly a při čtení vás napadly i další.

Hlavní pointou je vždy pojmenování cíle, ke kterému směřujeme, ať již je to prodej či osobní spokojenost. Poté zvážení, které položky z našeho seznamu vedou právě tímto směrem.

Jde o zaměření pozornosti na to, co pro nás má opravdu smysl a které kroky k němu vedou nejrychleji.

Zkuste se naučit takto myslet a pozorujte, co se bude dít. Můžete hned teď. Se kterou oblastí začnete? Která vám nyní přijde nejvíce zajímavá?

Publikováno: 13.06.2019; aktualizace: 14.04.2020
Titulní fotografie: Jungwoo Hong

ZPĚT NA SEZNAM ČLÁNKŮ