Práce na dálku: Jak na udržitelný home office
7 minut | 1 299 slov
Před časem to byla jedna z možností. Nyní je to možnost jediná. Práce na dálku. Zde je pár tipů, jak se do toho pustit.
Od dob, kdy ve velkém začaly polemiky nad tím, zda práce na dálku převládne (např. kniha Práce na dálku), či zda korporace stáhnou své pracovníky zpět do kanceláří (např. článek Yahoo Orders Home Workers Back to the Office), se technologie posunula obrovskými kroky kupředu.
I když to vždy nefunguje tak, jak očekáváme, práce na dálku je nyní snadnější a bezpečnější než kdy dřív. Přesto se plynulý přechod nekonal. Postrčily nás okolnosti.
Zjišťujeme, že to, co byl dřív problém technologickým, je nyní spíš problémem nás samotných. Společnost na to není připravena. My nejsme připraveni. Naše domácnosti na to nejsou připraveny.
Možná už nějaké zkušenosti s prací z domova máte. V současné situaci však mnoho z nás zjišťuje, že mezi týdenním home officem a dlouhodobou prací na dálku je propastný rozdíl. Od nastavení pravidel doma i v týmu, přes vyčlenění a udržení si fyzického pracovního místa, po dovednosti v plánování či soustředění.
Od roku 2010 je mým pracovním místem – s výjimkou koučovny, kterou jsem si pár let pronajímal – stůl doma. Za tu dobu jsem si pár slepých uliček prošel. Nabízím několik tipů, které by se vám mohly hodit.
Pokud jste si dali po zavedení karantény pár dní volno pro nadechnutí a uspořádání domácnosti, zde je čtveřice tipů pro rozjezd.
Pokud již máte první zorientování za sebou, pojďme se zaměřit na oblasti potřebné pro běh na delší trať.
Určete si pevný pracovní prostor
Mějte vyhrazené místo, kde budete mít svůj pracovní notebook, papíry, bloček na poznámky apod. Je to produktivnější než prostor plovoucí, kdy každý den přemýšlíte, jestli budete pracovat z obýváku, či kuchyně.
Váš stálý prostor též pomůže ostatním členům domácnosti poznat, kdy pracujete a kdy už ne, a podle toho vůči vám upravit své chování.
Pokud nemůžete mít své pracovní věci na jednom místě po celý den, vyhrazená polička či krabice, do které to vše uklidíte, vám pomůže s následnou rychlou obnovou.
Signalizujte, kdy pracujete
V domácnosti to může být skrze zavřené dveře s lístečkem, nebo pracovní oblečení, ve kterém se budete doma pohybovat po vámi dodržované pracovní hodiny.
Pro tým může platit označení přítomnosti či nepřítomnosti na vámi dohodnutých komunikačních kanálech. Pomůže i status kdy budete opět on-line. Ušetříte si tím pár telefonátů od kolegů (obvykle v tu nejméně vhodnou chvíli).
Plánujte lehkým štětcem
Plánování je nyní ještě těžší disciplínou než kdykoliv dřív. Zaběhlý řád se rozpadl a s ním i rozvrh a obvyklé priority.
Přitom ovládat techniky plánování je nyní důležitější než kdy jindy, chcete-li si udržet postup vřed i skrze dny bez řádu a hranic.
Pár tipů na práci s prioritami vám mohou přinést koncepty jako Paretovo pravidla 80/20 či matice důležitého a naléhavého.
To, co může pomoct překonat pocit prázdnoty a přešlapování na místě, je metoda tří velkých kamenů. Tedy stanovení si tří hlavních úkolů, které chcete dnes splnit.
Zůstaňte v kontaktu
Sejde z očí, sejde z mysli. Pamatujte na to a nenechte to zajít daleko.
Pokud jste tak dosud nečinili, nebojte se experimentovat s videokonferencemi (Google Meets, MS Teams, Webex, Zoom, Jitsi, Whereby, Skype apod.). Potkávat se s kolegy, i když pouze skrze obrazovky, vám pomůže udržet pracovní naladění a týmového ducha.
Pokud jste je dosud příliš nepoužívali, bude potřeba osvojit si pár nových komunikačních dovedností, jako jasnější artikulace či zpomalení tempa konverzace, abyste si kvůli zpoždění vzniklému přenosem neskákali vzájemně do řeči.
Tipům, jak na to, jsem se věnoval zde. Přečíst si rády či návod je snadné, do krve se však může dostat jen častým používáním a opakováním.
Doporučuji proto začít co nejdříve – s předstihem, než začnou on-line týmové porady (více lidí, více komplikací) a setkání s obchodními partnery či se zákazníky, kde už byste měli působit profesionálně.
Mějte komunikační plán B
Zorientujte se v alespoň dvou aplikacích pro videokonference. Budete tak připraveni pro plán B, pokud primární aplikace selže a vy budete muset hledat náhradní řešení.
Servery vámi preferované služby mohou být přetížené, nebo mohou mít výpadky z jakýchkoliv jiných důvodů. Mít s týmem dopředu domluveno, kam se přesunout, ušetří mnoho času a frustrace všem zúčastněným.
Navíc si tak osaháte více aplikací a zformujete si očekávání a požadavky na tu, kterou byste chtěli případně v budoucnu ve firmě zavést nastálo.
Zároveň lze nyní ve vývoji a vylepšování aplikací pro videokonference očekávat bouřlivý vývoj. Některé zaspí, možná se objeví nové. Nelpěte na značce, kterou jste dosud používali.
V tomto ohledu to berte jako příležitost pro učení se novým věcem a možnost vzájemné pomoci s kolegy.
Udržte pozornost
Je jasné, že v této neobvyklé situaci a nové domácí konstelaci to nebude 8 hodin pozornosti a výkonu. To ostatně nebývá ani v kanceláři. Nemějte tedy na sebe přemrštěné nároky. Alespoň nyní ze začátku, než se rytmus usadí.
Domácí prostředí vás bude svádět k tomu, abyste se chovali, jako byste byli už z práce zpět. Použijte cokoliv, co vás udrží na chvíli v koncentraci.
Pokud je ve vašem okolí ruch (rodina za zavřenými dveřmi, či ještě hůře, když se zavřít nemůžete), pomáhají sluchátka s redukcí šumu. Levnější variantou jsou dobré špunty do uší.
V pracovní době utlumte sociální sítě. V jejich blokaci vám mohou pomoci aplikace jako Freedom, FocusMe či StayFocused.
Měřte si čas. Pomáhá to nejen v zaměření pozornosti. Často používanou aplikací je Forest, který funguje na principu techniky Pomodoro, tedy krátké úseky práce s přestávkami.
Pokud si chcete vést záznamy, může pomoci Toggl či RescueTime.
Měření času vám pomůže udržet přehled, kolik času jste opravdu pracovali. Domácnost vám totiž možná neumožní dlouhé pracovní bloky, ale spíše vícero menších.
Zapisování vám pak pomůže s následném vybavováním, co jste kdy dělali. Budete to potřebovat, neboť dny začnou splývat a pocit marnosti se může dostavit velmi rychle.
Výhodám měření a zapisování jsem se věnoval článku Měřte si čas – poví o produktivitě i to co nechcete.
Stanovte si hranice. Řekněte si, kolik času chcete být dnes v práci, ať víte, jestli už máte hotovo a můžete se zvednout z pracovní židle.
Vytvořte si rituály pro otevření a uzavření pracovního dne
Pokud jste chodili do práce, měli jste je též – vyšlapané ranní cestičky doma, do práce, přivítání s kolegy atd. Vědomě vytvořené rituály vám pomohou v nastavit mysl pro práci a zpětně pak i pro přepnutí do osobní roviny.
Některé způsoby jsem tu již jmenoval. Může to být obléknutí se do pracovního oblečení, jako byste šli opravdu do práce. Pomáhá stanovení cílů pro daný den či počet hodin a následné měření času (mentálně vím, že mám odpracováno). Může to být procházka kolem domu pro uzavření (symbolická cesta domů). Cokoliv, co vám pomůže s přechodem z „domova“ do „práce“ a pak zpět „domů“.
Týden lze revidovat a uzavřít tím, že projdete již zmíněné appky pro měření času nad činnostmi a projekty.
Zkoušejte. Každému může fungovat trochu jiná kombinace dle typu práce a míry, do jaké je v jejím průběhu zapojen do chodu domácnosti.
Dbejte na své zdraví
Odpadlo vám dojíždění? O nic jste nepřišli, právě naopak, zdravotně jste si polepšili.
Co můžete udělat v tomto získaném čase pro své zdraví a psychickou pohodu? Spát o trochu déle? Meditovat? Pár cviky se protáhnout? Dejte si tam cokoliv, co vám pomůže se zpracováním stresu z nově vzniklé situace.
Během dne si dělejte přestávky, kdy nic neděláte. V kanceláři taky bývají, když sem tam prohodíme slovo s ostatními, jdete si pro kafe do kuchyňky apod.
Pokud jste se pro práci převlékli z pyžama, neváhejte si dát desetiminutovku venku. Postačí i balkon. Dá vám to prostor pro přemýšlení, zvýší duševní pohodu a zaostří mysl.
Pár jednoduchými cviky se protáhněte a pokračujte dál. V ideálním případě byste se měli pokusit dostat na vzduch alespoň jednou denně.
Okolnosti nás postrčili. Je tu spousta výzev, které se budou lišit dle profese, osobnosti, velikosti domácnosti i bytu. Přeji vám všem do dalších dnů pevné zdraví a klidnou mysl.
Publikováno: 27. 03. 2020; aktualizováno 30.04.2020
titulní fotografie: Cindy Tang
