Měřte si čas – poví o produktivitě i to co nechcete
(například s aplikací Toggl)
7 minut | 1 414 slov
Je konec pracovního týdne. Díváme se na svůj seznam úkolů a půlka z toho není hotová. My už však hotoví jsme. Vždyť jsme toho tolik udělali, to přece není možné! Kam se ten čas poděl?
Kam se mi ten čas ztrácí?
Lidé jsou notoričtí netrefovači při otázkách na to, kolik času kde tráví – u televize, u počítače, na sociálních sítích a podobně. Často jsme úplně mimo mísu, ať již v plusu či mínusu.
Nejen tomuto postřehu se věnuje například Daniel Kahneman ve své knize Myšlení rychlé a pomalé. Zde popisuje, že chyby v odhadech lze obvykle přičíst dvěma klíčovým faktorům:
- Nebereme v potaz, jak dlouho nám trvalo splnit podobné úkoly v minulosti
- Předpokládáme, že nenarazíme na komplikace, které by nám způsobily zpoždění
A s touto výbavou se snažíme plánovat. Je jasné, že nám to pak v součtu nevychází a úkoly na konci týdne spíše přebývají.
Kývli jsme na více porcí, než jsme schopní zvládnout. Nepoučeni a opakovaně. Doufáme, že tentokrát to stihneme. Kde se v nás ta nezdolná víra ve vlastní schopnosti bere?
Pojďme si dát ještě jedno kolo, pro tentokrát s pomocí nasbíraných dat. Ta by nám měla pomoci naše příští plánování uzemnit v realitě a zpřesnit naše odhady.
Čas není bič, ale pomocník
Můžete se samozřejmě zeptat „K čemu by mi bylo dobré vědět, kam se ten čas poděl? V čem mi to může pomoct při plnění úkolů? Ty přece neubydou. Jen práce navíc s dalším sledováním.“
Ale právě to, že budeme vědět, kolik času, nad čím ve skutečnosti trávíme, nám v konečném důsledku pomůže v sestavování reálnějších plánů následujících dnů a určování priorit. A tím napomůže i jejich plnění, což je jedna z hlavních cest k pocitu „dnes mám vše hotovo“.
Díky sledování také budeme moct cíleně pracovat na zkrácení času, který trávíme u aktivit, kde pro nás poměr čas/výsledek není v pořádku, a začít hledat efektivnější cesty k jejich splnění. A nakonec tam, kde se naše finanční odměna za vykonanou práci odvíjí od doby strávené řešením daného úkonu, je záznam nutností. Nejdůležitější je dívat se na sledování času jako na pomocníka v rozvíjení vlastní osobní efektivity. Někoho, kdo nám má pomoci zaměřit se na to důležité. Nikoliv jako drába, který nám stojí za zády.
Jak dlouho jsi na tom dělal dělal?
Běží ti čas! Někteří z nás prostě mají pocit, že potřebují, aby jim za zády tikal čas. Dodává to potřebný adrenalin pro výkon. Je s čím závodit. Pokud jste to právě vy, zde je vaše denní dávka.
Zaměření na cíl. Druhým extrémem jsou ti z nás, co něco začnou a za pár kroků se kvůli několika po sobě jdoucích neuhlídaných kliků dostanou k úplně jiné činnosti. Název aktivity, na které děláme, a spuštění a viditelných stopek pro nás znamená vědomý záměr a ohraničení toho, čemu chceme věnovat svou pozornost. V intervalu mezi zmačknutím tlačítka Start a Stop pak věnujeme čas právě jen tomu, co si měříme a neodbíháme k jiným činnostem.
Zvýšení efektivity. Když už si čas měříme, je to jen krůček k součtům a analýze, kam se ten čas vlastně vytratil. Můžeme změřit, kolik času dáme do projektu, opakované činnosti či procesu. Rozdělíme je na činnosti, které budeme sledovat a pak budeme hledat způsob, jak je zkrátit.
Co třeba takové vyřizování emailů? Ze sledování nám nejdříve může vyplynout, že tím vlastně trávíme nějak moc času. To by v nás mohlo vzbudit zvědavost, co tam vlastně děláme. V druhém kole tedy můžeme začít sledovat svou emailovou činnost podrobněji a pojmenovat si podkategorie, jako třeba: práce s nabídkami a poptávkami, domlouvání osobních schůzek, komunikace s týmem apod.
Ve výsledku nám pak vyjde, že trávíme zbytečně moc času domlouváním osobních setkání, a tak si vystavíme veřejný kalendář, kdy se nám lidé sami budou hlásit dle předem vytvořených oken pro setkání.
Nebo nahradíme emailovou komunikaci s týmem nástrojem pro týmovou spolupráci, jakými jsou např. Trello či Asana. Nebo si dáme pozor na konkrétního klienta, kde se konverzace roztahuje do neúměrné míry v poměru k tomu, co fakturujeme.
Shrňme si hlavní přínosy, které nám měření času přináší:
- Práce s pozorností – zapnutím a vypnutím podporuje vědomou práci v časových blocích, kdy se věnujeme jednomu projektu či typu činnosti.
- Podklady pro zlepšení – sledováním času odhalujeme své zloděje času. Součty, které nám tvrdými daty (nikoliv dojmy) umožní změnit představu o čase nad vykonávanou činností a poslouží nám jako podklad pro úpravy.
- Podrobné reporty pro fakturaci, jste-li placení „od hodiny“ – podrobná zpráva pro sama sebe, jste-li placen „od projektu“ nebo chcete být lepší v tom co děláte, ať jste již placeni jakkoliv.
- Pocit, že máme svůj čas více pod kontrolou – což je sice „jen“ pocit, ale zároveň je významnou součástí našeho celkového dojmu z vykonávané práce.
Vezměte čas do vlastních rukou
Pro začátek doporučuji sledovat jednu konkrétní činnost či projekt. To vám dá prostor naučit se, jak vámi zvolený způsob záznamu času ovládat a jak jej zařadit do svého workflow. Nebojte se, nic vám neuteče, když zrovna zde začnete v malém. I toto menší sledování a vyhodnocování pomůže s uvědoměním, co opravdu chcete sledovat a v čem to může pomoci.
Zvolte si proto takovou činnost, kterou vykonáváte často a u které vás opravdu nyní zajímá, kolik času nad ní trávíte. Z výsledků získáte motivaci pro další zkoumání svých cest pracovním dnem a chuť pro další a širší používání.
Pro mě to bude například sledování vzdělávacích projektů, kde mám položky „admin/komunikace“, „příprava“, „realizace“. Klient si, zcela logicky, sleduje hodiny, které platí – samotné školení. Z mé strany je to však jen jedna ze třech položek, a chci si uhlídat i ty další dvě. To aby se mi z práce nestala brigáda za hubičku.
Pro vás to může být např. kolik času trávíte domlouváním schůzek, vyřizováním konkrétních interních dokumentů či statistik nebo čas na schůzkách či poradách. Pro správnou motivaci k tomuto novému kroku navíc, což měření času určitě bude, je důležité vybrat si oblast, která vás opravdu pálí, chcete znát výsledky a provést zde zlepšení.
Podrobné sledování může být jen dočasné, kdy na určitý čas zaměříme svou pozornost na jeden projekt či proces, který chceme vylepšit. Jakmile se nám to podaří, můžeme sledování opustit, nebo změřit svou pozornost na sledování něčeho jiného.
Toggl – chytré stopky
Už tedy víme, proč je sledování času užitečné a jak začít, abychom se nezahltili. Jak na to technicky? Stopky, tužka a papír. Nebo tabulka v excelu. Nebo nám k tomu všemu může pomoci aplikace pro sledování času, která toto všechno obsahuje.
Důležité je, aby zvolený nástroj posloužil svému účelu, co nejméně překážel a co nejlépe splynul s naším workflow. Já používám aplikaci Toggl, tak dám příklad k ní. Ale neváhejte vyzkoušet jakékoliv alternativy. Funkce a výsledky budou podobné.
Toggl je pro mě součástí mé „kancelářské sady“ připnutých karet, která se mi otevře hned při zapnutí prohlížeče (email, kalendář, disk, Todoist, Toggl, Spotify).
Pak už se jen stačí přepnout na kartu Togglu, rozhodnout se, do čeho se pustím, a zmáčknout Start. Pokud je to opakovaná činnost stačí jen zmáčknout „Play“ u dřívějšího záznamu.
Když nesedím u počítače, používám aplikaci v mobilním telefonu. Toggl funguje i offline a údaje po připojení synchronizuje. Pokud zapomenu časovač vypnout nebo zapnout, mohu určitou položku editovat nebo vytvořit novou zpětně.
Jednotlivé položky lze třídit výběrem štítků, zařazovat pod projekty či ke klientům. Tam bych se však ze začátku nepouštěl. Začněte jednoduše, u jedné činnosti, a až pak rozšiřujte.
Budeme-li v našem záměru sledovat čas důslední, bude nám odměnou přehledný souhrn dle vybraných kategorií (projekty, štítky…) za vybraná období.
Kvalita nikoliv kvantita
Napadlo vás při čtení těchto řádků, že byste tak mohli začít sledovat i trávení svého volného času či společného času s partnerem či partnerkou? A při opětovné diskuzi nad tématem „netrávíš se mnou dostatek času“ vytáhnout report? Já bych se do toho nepouštěl.
Věřím, že i vy tušíte, že počátek této úvahy a námitky nebude o množství času, ale o jeho kvalitě. O tom, co v tom čase děláme. Jak naplňující pro nás je.
Smyslem měření a sledování času pro mě není v klikání na Start/Konec a kochání se barevnými reporty. Je v tom, že mě sledování času povede k přemýšlení nad tím, co v něm dělám a k čemu to vede.
A přesně k tomu by mohlo měření času pomoci i vám. Pamatujte, že pointa není v samotném sledování množství času, ale zvyšování jeho kvality. Ať již v práci, či v osobním životě.
Cílem tu pro nás bude uvědomit si, kolik času opravdu máme, jak jej trávíme a začít jej věnovat tomu opravdu důležitému. Činnostem, které mají pro nás výrazný dopad, a lidem, kteří jsou blízko našemu srdci.
Publikováno: 27.10.2017; aktualizace: 09.04.2020
Titulní fotografie: Agê Barros