Zlatý standard osobní produktivity
(Mít vše hotovo od Davida Allena)


8 minut | 1 598 slov


Velká část stresu, který zažíváme, pochází z pocitu, že nezvládáme dohody, na které jsme kývli nebo které jsme si sami k sobě vytvořili. Co takhle mít systém, který vám v tom pomůže a osvobodí mysl?

Každý náš vnitřní závazek, malý či velký, vyžaduje nějakou část naší pozornosti. Nevíme, kdy se k nim dostaneme, necháváme je otevřené a pak se nim v mysli neustále vracíme.

Pokud právě toto zažíváte, může se vám hodit systém osobní produktivity nazvaný Mít vše hotovo (Getting Things Done, GTD), který vytvořil David Allen. GTD přináší systém pro organizování a řízení našich úkolů, projektů a obecně všech závazků a odpovědností, které jsme na sebe vzali.

5 kroků, jak mít ve věcech pořádek


Cílem systému GTD je dosažení a udržení klidu a soustředěné kontroly v pracovním i osobním životě.

Má-li se naše mysl přestat neustále zabývat všemi rozpracovanými myšlenkami, úkoly a otevřenými nápady, je třeba je všechny sesbírat a nastavit si proces pro jejich zpracování.

GTD stojí na těchto pěti základních krocích:

  1. SESBÍREJTE TO
  2. ZPRACUJTE TO
  3. ZORGANIZUJTE TO
  4. UDĚLEJTE TO
  5. ZHODNOŤTE TO

GTD krok č.1: Sesbírejte to


Vše, co vyžaduje nějaké naše rozhodnutí pojmenovává David Allen v GTD jako „Záležitosti“. Jsou to příchozí emaily, strategické plány na kouscích papíru, nefungující přístroje v šuplíku určené pro opravu, staré časopisy pod stolkem k probrání apod.

Záležitosti představují nevyřešené problémy, které je třeba v sobě nějak uzavřít.

Jakmile si u něčeho řekneme „měl bych“, „potřebuji“ nebo „musím“, stává se to pro nás nehotovou Záležitostí. Patří sem i všechna „chystám se“, u nichž jsme se rozhodli něco udělat, ale ještě nedali věci do pohybu.

U všech těchto námi otevřených položek jsme se sami sobě zavázali, že se k nim nějak postavíme, něco tu uděláme, nebo u nich učiníme rozhodnutí (minimálně zda se do toho vůbec pustit).

Abychom mohli tuto škálu nevyřešených Záležitostí vhodně zpracovat, potřebujeme je zachytit do přihrádek, někdy též nazývaných „In-box“.

Většinou stačí tyto základní In-boxy:

  • Emailová schránka (příchozí elektronická komunikace)
  • Elektronické nástroje (nebo papír a tužka) na poznámky a úkoly
  • Fyzická schránka (příchozí pošta, papíry od kolegů, co vysypu z kapes…)

GTD krok č.2: Zpracujte to


David Allen říká, že samotné přicházející Záležitosti organizovat nelze, ale můžeme je zachytit do In-boxů a následně zpracovat. Organizujeme pak konkrétní kroky, o jejichž nutnosti jsme sami rozhodli.

Vezměme tedy všechny Záležitosti, co jsme v našich In-boxech zachytili, a položku za položkou se sami sebe zeptejme: „Je to realizovatelné?“ a pokračujme otázkou „Jaký je další krok?“.

Našim cílem je uvědomit si, co pro nás ta která Záležitost vlastně znamená a co s ní budeme dělat dál.

Pokud je Záležitost realizovatelná, pak je třeba se rozhodnout, jaký je okamžitý další krok. Jestli zabere méně než dvě minuty, udělejme jej nyní. Jestli ne, zvolme, zda lze delegovat nebo ji zařadíme na seznam věcí, které je třeba udělat.

Nezapomeňme však na klíčovou otázku, která jakékoliv akci předchází, a to: „Musím s tím skutečně něco udělat?“. Pokud si nebudeme tuto otázku klást dostatečně často, nejsme dobrým vrátnými. Nechceme bez zeptání pouštět do naší budovy, kanceláře, úkolovníku každého, kdo si o to řekne. Dříve nebo později by byl náš zápisník plný k prasknutí, resp. náš systém by byl přehlcen požadavky a úkoly.

Záležitosti, které nejsou realizovatelné, jsou určené na vyhození, na uzrání nebo k archivaci. K nim v příští kapitole.

GTD krok č.3: Zorganizujte to


Akční kroky, pro které jsme se rozhodli, zapíšeme do seznamů Dalších kroků – na papír či některého z elektronických nástrojů na správu úkolů – kde s nimi pak můžeme dále pracovat a revidovat postup.

Pokud náš seznam Dalších kroků má okolo dvaceti položek, zřejmě postačí, když je zaznamenáme do jediného seznamu. Jakmile se však pohybujeme nad tímto množstvím, je rozumné jej začít dělit do více kategorií.

Řada z nás má většinou minimálně dvě kategorie: osobní a pracovní. Seznamy mohou být uskupeny podle rolí, které v životě zastupujeme, podle jednotlivých projektů, nebo podle převažujícího typu činností, které vykonáváme.

Je třeba si také určit, kam všude budeme naše úkoly a akční kroky zapisovat. Systém může vypadat např. takto:

Kalendář – sem dáváme události, které se bezpodmínečně váží k času – ke konkrétnímu dni, kdy máme někomu zavolat, schůzka v určitou hodinu apod. Úkoly, které jsou spojeny s přípravou na tyto telefonáty či schůzky, jsou v seznamech Dalších kroků a v Projektech.

Další kroky – seznam s položkami, které jsou nyní pro nás právě aktuální a denně s nimi pracujeme.

Projekty – balíčky více kroků a informací, které jako celek vedou ke konkrétními cíli.

Čekám na – pokud jsem něco někam poslal, či delegoval, a čekám na výsledek. Tím si zajistím, že na to nezapomenu.

Archiv – zde ukládáme informace pro později, zakládáme zdrojové materiály, a přesouváme sem to, co je hotové.

Někdy / Možná – místo, kde věci zrají, náš nápadovník. Pozor na to, aby sem nepadaly věci, které mají konkrétní kroky, ale nechce se nám je zrovna dělat. Toto není odkladiště kroků, do kterých se nám nechce, ale místo pro nápady a inspiraci!

Záležitost u které nemáme dostatek informací pro rozhodnutí, jako např. rozhodnutí účastnit se nějaké konference, která bude až za čtyři měsíce, lze poslat do Kalendáře jako konkrétní úkol (na den, kdy se chci rozhodnout či začít zjišťovat informace k rozhodnutí). Pokud je to spíše úvaha o možné účasti, může to být spíše v Někdy/Možná. Konečné zařazení položek pak vždy záleží na tom, jak moc nám na dané věci záleží a jak a kdy si ji chceme připomenout.

GTD krok č.4: Udělejte to


Pokud jsme sebrali, zpracovali a uspořádali všechny své aktuální závazky, víme, na čem děláme a kde to najít. Vytvořený systém tedy zbývá použít pro rozhodnutí, do čeho se pustit.

Pokud jsme nasbírali více než 30 položek a pohybujeme se v delších seznamech či několika pracovních a životních rolích, nemusí nám prostý seznam „odzvruchudolů“ stačit. V tom případě lze přidat chytrou vrstvu.

Pokud chceme své seznamy vylepšit tak, aby nám umožnily být pružnější v reakcích na nastalé situace, nabízí GTD čtyři kritéria, podle kterých lze s úkoly v našich seznamech pracovat:

  1. Kontext – na jakém místě jsme a které nástroje jsou právě po ruce? Jsme u sebe v kanceláři nebo na cestách? Máme z toho místa přístup do systému či k archivům? Máme zde spolehlivý přístup k internetu, nebo sedíme ve vlaku a bude se nám všechno načítat třikrát déle? Zde nám jde o pojmenování míst, kde se pravidelně pohybujeme a situací, které se nám opakovaně stávají.
  2. Dostupný čas – kolik nepřerušovaného času budu mít nyní k dispozici? Deset minut, nebo hodinu?
  3. Dostupná energie – jak jsem na tom fyzicky, emočně a psychicky? Na jak složitý úkol se nyní dovedu koncentrovat?
  4. Priorita – pokud jsme použili pro filtraci předchozí kritéria, tak který z kroků mi přinese největší hodnotu, když jej nyní posunu či rovnou dokončím?

Přitom stále pozor na jednoduchost! Pokud máme seznam úkolů na papíru u počítače a je něm 10 položek na týden, tak asi nemá smysl přidávat vrstvu třídění v podobě štítků. Ale pokud byste ve svých seznamech měli tak málo položek, zřejmě byste si už chvilku klepali na čelo a divil bych se, že jste ve čtení vydrželi až k tomuto bodu.

GTD krok č.5: Zhodnoťte to


Ať již používáme jakýkoliv systém a nástroje pro organizování svých úkolů, ohlédnutí a revize je kritickou součástí každého z nich.

Zhodnocení je činnost, kdy se v odpovídajících intervalech ohlížíme za vykonaným a nahlížíme do budoucnosti.

Výrazně tím zvyšujeme účinnost našeho rozhodování o tom, čemu se budeme věnovat v příštích dnech, týdnech a měsících. Nestáváme se tak snadnou obětí operativy a každého, kdo po nás zrovna něco chce.

Našim nejčastějším typem zhodnocením bude denní uzavření a plán na zítřek.

Kritická je však týdenní revize, kdy projdeme všechny své seznamy, nedokončené projekty a otevřené Záležitosti. Prohlédneme si tak všechny možnosti, které před námi leží a uděláme si výhled na následující týden. Z něj pak čerpáme při denních zhodnoceních.

V delším horizontu tu pak máme měsíční zhodnocení, kdy uzavíráme a děláme výhled na měsíční bázi. Z nich pak čerpají týdenní zhodnocení. Také se hodí mít půlroční a roční zhodnocení, která nám pomáhají v dlouhodobějším směřování.

Pro podtržení důležitosti tohoto kroku jen dodám, že každý systém složený z pohybujících se částí potřebuje údržbu, ať již je to naše auto či osobní systém pro produktivitu.

Na hraně jednoduchosti


Nezapomeňte držet systém co nejjednodušší. Obvyklou chybou, kterou u svých klientů vídám, je překombinovaný počet seznamů a úkolovníků a složitost jejich vzájemného propojení. Najít hranici, kdy systém slouží vám a ne vy systému, může být pro některá z nás výzvou.

Ke stejnému cíli, ale cestou postupného osvojování návyku, míří systém Zen a hotovo (Zen to done, Leo Babauta). Tento způsob mnoha lidem vyhovuje lépe, neboť je rozdělen do více kroků. Práci s návyky jsem ve stručnosti popsal v článku 10 návyků, díky kterým budete produktivnější.

Když jsem s GTD kolem roku 2009 začínal , vše jsem si vedl v papírové verzi. Takto jsem měl přehled o tom, co jsem v rámci systému pro sebe vytvořil a jak to na sebe navazuje. A počítám, že autor GTD, David Allen, ve své době taky nic moc jiného k dispozici neměl.

Proto se příliš nezdržujte s výběrem té správné aplikace podle drobných funkčností, které možná ani nepoužijete. Začněte u té, která vám vyhovuje svým základním vzhledem a možnostmi základního použití a ovládání. Seznamy podle projektů, termíny a priority umí každá z nich.

GTD nebo jakýkoliv jiný systém pro organizaci priorit a akčních kroků není o konkrétních aplikacích, ale způsobu přemýšlení, který je třeba si osvojit, abychom se dostali ke klidné mysli, efektivitě a soustředěnosti.

Nyní znáte pět základních kroků, pro postavení systému tak, abyste udrželi přehled o všech svých závazcích. Dejte si jedno odpoledne pro jejich sesbírání a utřídění. Přeji vám hodně zdaru a klidné pracovní dny bez stresu z toho, jestli jste náhodnou na něco nezapomněli.

Publikováno: 10.02.2017; aktualizace: 08.04.2020
Titulní fotografie: Bench Accounting

ZPĚT NA SEZNAM ČLÁNKŮ