8 tipů k profesionální virtuální komunikaci
9 minut | 1 728 slov
„Slyšíme se?“ Věta, která často zazní ještě před pozdravem. Někdy ještě následuje dotaz „Vidíme se?“ Takových setkání jsem zažil bezpočet a do tohoto článku jsem vydestiloval nasbíraná poučení.
Bez kanceláře, tedy z domu, pracuji zhruba od roku 2010. Není to však práce o samotě. Měl jsem možnost spolupracovat s týmy či jednotlivci roztroušenými po celé republice. Mnohdy aniž bych se hnul z místa.
Virtuální setkání skrze videohovory či videokonference se postupně staly mým denním chlebem, ať už to byla setkání pracovního týmu či individuální koučování na dálku.
Setkání s těmi, které již delší dobu známe, bývají ležérnější. Před obchodními partnery či před zákazníky však chceme vypadat profesionálně.
I v disciplíně videokonferencí platí, „těžce na cvičišti, lehce na bojišti“. Obvykle jsou nejtěžší právě začátky, kdy je potřeba vše nastavit, vyzkoušet a doladit. Pak už člověk běží v zaběhlém standardu.
Hned z kraje zdůrazňuji, že toto není návod na použití té či oné aplikace. Je jedno, jestli používáte Google Meets, MS Teams, Webex, Zoom, Jitsi, Whereby, Skype či něco jiného. Aplikace a jejich použití se mění s tím, jak jejich programátorské týmy jdou či nejdou s dobou. Následující tipy platí pro všechny z nich.
Pojďme na to.
… za pikolou nesmí nikdo stát, nebo nebudu hrát
U nastavení kamery přemýšlejte stejně, jako byste někoho fotili. Třeba na výletě a třeba zrovna sebe. Kdo všechno je v záběru? Kdo či co je za námi? Jak je to s celkovým zarámováním a kde je světlo? Prostě pojďme si udělat dobré selfie.
Co všechno bude v obraze? Nejlepší varianta je samozřejmě uklizené prostředí. Tedy fotíme se na tom nejčistším výřezu z pláže.
Pokud jsme v prostoru, kde není možné zajistit pořádek, nebo by jeho udržování trvalo mnoho času, natočme se tak, aby za námi byla zeď. Nikoliv však okno, k tomu níže.
Pokud jsme doma, může pomoci přes neuspořádanou hromadu věcí přehodit bílé prostěradlo.
Další variantou, kterou lze kombinovat s předchozími, je zapnout rozostřené pozadí (návod, jak na to u Skype a MS Teams najdete zde a zde; služby od Googlu to zatím neumí; případně zkuste nápovědu u vaší oblíbené služby).
Pokud jde o rámování, chceme, aby nás kamera zabírala od hrudi až po několik centimetrů nad temeno hlavy.
Budiž světlo
Zdroj světla by neměl být za námi, neboť tím ze sebe vytvoříme tmavou siluetu, které není vidět do tváře. Typicky se to stane tak, že si sedneme před okno. Ve večerních hodinách za to často může lustr ve středu místnosti, ke kterému sedíme zády.
Světlo by mělo přicházet zpoza kamery, tak jako vídáme v pohledech do zákulisí filmů či vysílacích studií. Pokud například máte stolní lampu s pružným ramenem, nastavte ji tak, aby světlo směřovalo směrem k vám.
Úhel pohledu je jen jeden – z očí do očí
Zde je to jednoduché – snažte se mít kameru ve výši očí. Chcete se vyhnout tomu, abyste se na druhé dívali z podhledu nebo z patra.
První případ se stává, když máme externí kameru připnutou na stolním monitor. Pokud nechcete hýbat s monitorem či kamerou na něm, pomůže židle s nastavitelnou výškou. Nebo extra polštářek.
Varianta z nadhledu je častější, neboť nastává pokaždé, když se skláníme nad kamerou notebooku položeném na stole. Dáváme tak druhým nahlédnout na svou bradu a při určitém úhlu světla i do nosních dírek.
Vžijme se do role těch, kdo nás budou sledovat. Chceme, aby se soustředili na to, co říkáme, nikoliv na to, kam se nechtějí dívat.
Pokud voláme z notebooku, dejme si jej na krabici nebo na hromadu knih. Pokud budeme dělat hodně poznámek, bezdrátová klávesnice a myš celou operaci usnadní. Ale nutné nejsou.
Pokud celý den sedíme a chceme změnu, můžeme si u kratších hovorů postát. Pro tyto případy dáme notebook s kamerou do poličky či na více krabic. Celému setkání to navíc dává i pocit větší dynamiky. Zkuste a uvidíte.
Pokud vlastníte notebook s kamerou na spodní straně, pod obrazovkou, doporučuji pořízení externí kamery. Tady už ani krabice nepomáhají. Mám pocit, že tyto notebooky nejsou pro videohovory vůbec určeny. I mikrofon bývá dole, takže je navíc slyšet cvakání kláves při psaní poznámek.
Nákup externí kamery zvažujte, i pokud očekáváte, že videohovory budou vaším novým standardem.
Sám používám Logitech Webcam C920. Přitom kamera nemusí být drahá, neboť notebooky obecně dobré kamery a mikrofony nemají a nepřeskakujete vysokou laťku. Stačí se podívat na specifikace kamery u svého notebooku a porovnat ji s produkty v nabídkách obchodů.
Spíše vtipný postřeh na závěr: Externí kamery mají obvykle větší záběr než kamery na notebooku, takže můžete být (nemile) překvapení, o kolik víc toho bude z vašeho pokoje vidět, takže bude potřeba uklízet větší část výřezu.
Kdopak to mluví?
Místo spolehnutí se na mikrofon a reproduktory notebooku doporučuji používat sluchátka s mikrofonem.
Máme-li mikrofon u úst, bude nás lépe slyšet.
Máme-li zvuk do sluchátek, nebude slyšet obsah schůzky otevřeným oknem ven. Či přes dveře do naší domácnosti. Některé pracovní věci je lepší si nechat pro sebe. A věřím, že snahu o diskrétnost ocení i druhá strana.
Pokud zrovna nemluvíte, mikrofon si vypínejte tlačítkem v aplikaci. Nejde tu jen o nás, ale vypínáme tím i zvuky v pozadí, jako je rušná ulice či za dveřmi běžící domácnost. Zvuk usrkávaného čaje tak zůstane pouze na naší straně.
Sám používám sluchátka „na drát“. Pokud budete trávit hodně času právě telefonováním (s obrazem či bez), rychle zjistíte limity bezdrátových – obvykle vystačí na 3-4 hodiny hovoru.
Sluchátka mám vždy na stole a používám je i při telefonních hovorech. Když tuším, že bude hovor delší, zapojím je. Mám tak volné ruce pro poznámky a netrne mi ruka z držení telefonu.
Jak vypadám?
Přes oblékání profík nejsem, to nechávám na jiných. Dva tipy bych však měl.
Nehodí se oblečení v barvě pozadí. Tedy například když máme na posteli přes peřiny modrou deku a na sobě modrou košili v podobném odstínu. Některé mřížkové vzory působí na kameře (navíc ve zmenšeném okýnku náhledu) nechtěné vizuální efekty.
Co však mohu bezpečně doporučit, je nezapomenout ani na tu část, co není vidět. Na tu pod stolem. Buďme připraveni na to, že nás může cokoliv nadzvednout ze židle. A tím nemyslím jen to, co zrovna druhý říká. Může se stát, že nám něco někde přestane fungovat (což bývá častější).
Bude potřeba vstát a zkontrolovat připojení, budeme si chtít pro něco dojít, zavřít okno či jít do vedlejší místnosti říci, aby se tam zklidnili a podobně.
Nezapomeňme tedy na to, jak vypadáme i mimo přímý výřez záběru. Ať na to nemusíme myslet během hovoru a od kamery se nevytrácíme podivnými úskočnými pohyby či nevypínáme kameru jen proto, že se potřebujete pohnout.
Zůstat ve spojení
Kolik lidí na obrazovce bude? Jak moc má být setkání interaktivní a s jakými dokumenty přitom budeme pracovat?
Čím menší je obrazovka, tím může být obtížnější udržet pozornost na lidech ve videokonferenci a probíraných dokumentech zároveň. Obzvláště pokud je tam celý tým o několika lidech.
Buď neustále překlikáváme mezi náhledem na dokument a kolegy, nebo na jedno rezignujeme. Obvykle na kolegy, neboť chceme vidět text, o kterém se společně bavíme.
Tím však ztrácíme kontakt a přicházíme o jednu z výhod videokonferencí oproti telefonu. Přestaneme vidět tváře a jejich mimiku. Ta nám může leccos napovědět o tom, co právě ostatní prožívají, a adekvátně na to reagovat. Mají výraz porozumění? Nebo nepochopení, zmatení či znudění?
Stejně jako bychom si na živém setkání týmu dali před obličej papíry a z těch začali číst, aniž bychom občas vzhlédli a podívali se na ostatní.
Ve specifických případech se proto může vyplatit používat dvě obrazovky, kdy na jedné máme přehled o skupině a na druhé probíraný dokument. Dokument může být sdílen přes Google disk, MS Office 365, DropBox apod.
V mém případě se např. na začátku koučovacího setkání, kdy děláme revizi, dívám do poznámek zobrazených na tabletu a klienta mám na hlavní obrazovce.
Pro tento účel se opět nebavím o nutnosti velkých výdajů, neboť pro prohlížení dokumentů není potřeba velký výkon. Možná tak najde nové využití některé z vašich starších zařízení. Pro procházení poznámek či pokud jde jen body programu setkání, vám možná bude stačit i obrazovka telefonu.
Pokud si to nechcete druhu obrazovkou komplikovat, mějte prostě jen na paměti, jak moc se díváte do poznámek a jak moc vám při vzájemné komunikaci pomůže vidět tváře ostatních.
Úzké hrdlo aneb rychlost připojení
Téhle kapitole se nelze vyhnout, proto pár nutných poznámek ohledně připojení k internetu, na kterém je závislá technická kvalita videokonference.
Maximální spolehlivost a kapacita je možná pouze přes připojení kabelem. Pokud jste připojeni přes Wi-Fi či mobilní signál, buďte připraveni na to, že kvalita může kolísat. Přes Wi-Fi je rychlost vždy nižší, než si platíme. O kolik, to bude záležet na kvalitě Wi-Fi routeru, jeho poloze vůči nám (jak daleko a kolik stěn je mezi ním a námi).
Při zkoumání připojení je potřeba podívat se nejen na rychlost stahování (download), ale i nahrávání (upload).
My sami totiž nahrávaným přenosem vytváříme velké množství dat, a sekání našeho obrazu a zvuku u druhých si můžeme způsobit nedostatečnou rychlostí nahrávání do sítě.
U některých videokonferenčních služeb je navíc počítač toho, kdo setkání vyvolal či je označen jako organizátor, používán částečně jako server, což znamená větší požadavky na výkon počítače i rychlost připojení (klidně i dvojnásobnou oproti tomu, kdo je označen pouze za účastníka).
Pokud propojení kabelem není možné a kvalita kolísá, doporučuji probrat situaci s poskytovatelem.
Jestli budou videokonference součástí vaší práce, neváhejte investovat do lepšího tarifu či Wi-Fi routeru (lepší router většina poskytovatelů připojení sama nabízí za drobný příplatek).
Rezerva, zkouška a záložní plán
Technika má často tu vlastnost, že selže v moment, kdy ji nejvíce potřebujeme.
Proto, než se pustíme do pracovních schůzek ve dvou či setkání celých týmů, doporučuji pár cvičných setkání s těmi, kdo budou ochotni s vámi ladit potřebné technické detaily.
Též doporučuji být připojený už 10 minut před setkáním. Vyzkoušet připojení a případně doladit, co bude třeba. Neváhejte k tomu vyzvat i druhou stranu. Nepřemýšlejte o tom jako o času navíc! Je to zlomek z ušetřeného času, který byste za jiných okolností věnovali cestování.
Řešení technických problémů je nejčastější nečekanou agendou a umí ukousnout z domluveného času znatelný kus.
Pokud jsme si naplánovali setkání o délce 45 minut, ale už z počátku 10 minut ladíme technické problémy, vstupujeme následně do jednání se zbytečně vysokou hladinou stresu a nelibosti nejen u nás, ale i u všech zúčastněných.
Vřele doporučuji mít jednu primární a jednu záložní aplikaci. Oblíbená aplikace totiž nemusí právě fungovat – přetížené servery, nečekaná chyba na naší straně či u klienta apod. Takovou situaci zachrání dopředu připravené a domluvené náhradní řešení.
Publikováno: 03. 04. 2020; aktualizováno 30.04.2020
titulní fotografie: Steve Gale
