Naučte se rozlišovat mezi důležitým a naléhavým
7 minut | 1 363 slov
„Mám dva druhy problémů: naléhavé a důležité. Ty naléhavé nejsou důležité a ty důležité nejsou naléhavé.“ Možná jste tuto větu již někde slyšeli. Možná jste před tímto dilematem stáli. Jak na něj v praxi?
Od citátu k technice
Citát patří 34. prezidentovi Spojených států Dwightu D. Eisenhowerovi, který sám citoval Dr. J. Roscoe Millera, ředitele Northwestern University. Z názvů jejich pracovních pozic je jasné, že toho měli na starosti opravdu hodně a otázku „Do čeho se pustit dříve?“ řešili pravidelně s úspěchem.
Na základě citátu o důležitém a naléhavém vznikla tzv. Eisenhowerova rozhodovací matice či matice důležitého a naléhavého. Spolu s Paretovým pravidlem 80/20 je jednou z nejvíce užívaných technik time managementu. Jejím velkým šiřitelem byl guru osobního rozvoje Stephen Covey, které ji popularizoval ve své knize 7 Návyků opravdu efektivních lidí.
Co je důležité, nemusí být také naléhavé
Základní premisa je chytlavě jednoduchá. Důležité a naléhavé tu představují dva rozdílné úhly pohledu, skrze které se lze na problém, projekt či úkol dívat. Jejich kombinací pak vzniká rozhodovací matice o čtyřech kvadrantech.
Míru důležitosti posuzujeme podle toho, jak daná činnosti přispívá k naplňování našich osobních priorit a cílů, které ovlivňují naše dlouhodobé směřování – ať již v osobním, či pracovním životě.
Míra naléhavosti říká, jak rychle má být daná činnost hotová. Tedy jak moc to spěchá. Dále sem zařazujeme i aktivity, které někdo chce po nás a spíše souvisí s dosažením cílů někoho jiného.
V matici nám pak na dvou osách vznikají čtyři kvadranty s těmito kombinacemi:
- Důležité a Naléhavé
- Důležité, ale ne Naléhavé
- Nedůležité, ale Naléhavé
- Nedůležité a ne Naléhavé
Abychom si mohli naše úkoly lépe srovnat, dát jim priority a přiřadit jim konkrétní akci, pojďme se nyní podívat, jak přemýšlet nad jednotlivými kvadranty.
K1: Důležité a Naléhavé
První kvadrant obsahuje aktivity, které jsou důležité pro náš osobní život a kariéru, a přitom vyžadují naši okamžitou pozornost. Píšeme si je na ruku či lepíme na monitor. Ti systematičtější je dávají na vrchol svých to-do listů.
Potřebují být udělány dnes nebo nejpozději zítra. Typicky se tento kvadrant skládá z krizí, problémů a termínů, které jsou za rohem.
Některé z nich jsme si zavinili sami díky odkládání a nechuti věc řešit. Část se nám nepodařilo předpovědět a vznikly během interakce a spolupráce s dalšími lidmi či institucemi.
Každý z nás má někdy shon. Ať již ve vrcholné sezóně, při zrodu projektu či při jeho uzavírání. Nekrouží-li však název pracovní pozice na naší vizitce kolem profese „krizový manažer“, neměli by úkoly z tohoto kvadrantu zabírat většinu našeho času po delší období.
Po jejich vyřešení bychom se měli zaměřit hlavně na prevenci. Jak takovým situacím co nejvíce předcházet? Naší akcí pro běžné dny může být např. věnovat větší pozornost rozestupům u termínů, které máme pod kontrolou. Nebo vědomě vytvářet bílá místa v kalendáři, která pak situace mimo naši kontrolu mohou zabydlet, aniž by bylo třeba vyhazovat další kalendářní nájemníky.
K2: Důležité, ale ne Naléhavé
Do tohoto kvadrantu spadají naše dlouhodobé cíle. Úkoly a projekty, které jsou důležité pro náš osobní a profesní růst, ale nyní nevyžadují naší okamžitou pozornost.
To však neznamená, že nemívají pevný termín splnění. Nepocítíme však okamžité následky, pokud se jimi nyní nebudeme zabývat.
Patří sem vše, co nedoženeme rychlou činností na poslední chvíli a pomáhá to v rozvoji jádra našeho zaměření – toho, co je pro nás v životě důležité. Strategickou síť obchodních partnerů či pevné svaly za den nevybudujeme.
Obvykle je to čas, kdy píšeme, vytváříme, budujeme, setkáváme se, děláme strategické plánování či přemýšlíme nad rozvojem týmu.
V osobní rovině to třeba může být pravidelné cvičení či spánek.
Reálné ohrožení tu pro nás spočívá v tom, že tyto položky v našich seznamech často vnímáme jako ty „zítřejší“ či „až bude čas“. Ale zítra je to to samé. Nenechme se klamat číslem dvě v pořadí kvadrantů. Jednat musíme již dnes.
Jak na ně? Naší akcí tu je plánování v podobě dopředu vyhrazených časových bloků v našem kalendáři a disciplína v jejich dodržování. Jinak naše barevná budoucnost postupně vybledne, ředěna kapkami deště drobností dneška.
Zanedbáme-li položky z druhého kvadrantu, naší budoucnost bude čelit následkům přehlížení, neboť si zakládáme na přesun těchto položek do prvního kvadrantu. Budeme tak řešit další z mnoha krizí, které jsme mohli předejít, kdybychom si dali více času na přípravu.
K3: Nedůležité ale Naléhavé
Třetí kvadrant je rezervován pro úkoly, které jsou naléhavé z pohledu rychlosti nutné akce, ale již nám nepřinášejí valnou přidanou hodnotu do našich vlastních osobních a pracovních cílů.
Jsou to také úkoly, které jsou důležité pro někoho jiného, ale nikoliv pro nás.
Někdo nám volá, zda bychom se mohli toho jednání taky zúčastnit, aniž by naše přítomnost setkání posouvala. Nebo nějaká naléhavá službička. Mnoho emailů a telefonátů padá rovnou do tohoto kvadrantu.
Naší snahou by mělo být úkoly tohoto kvadrantu odklonit, minimalizovat nebo eliminovat, neboť nemají přímý dopad na naše vlastní cíle.
Lze je delegovat? Umí to někdo lépe? Baví to někoho více? Jde to místo ručního přepisování zautomatizovat? Pokud toho máme hodně a již se úkolu nemůžeme zbavit, jednou z možností je znovu vyjednat termín splnění.
Jelikož chceme s ostatními vycházet, spolupracovat a vzájemně si pomáhat, tak se nechceme tomuto kvadrantu úplně vyhnout. Pointou tu je nedělat vše, co k nám přichází.
Praktickým krokem tu pro nás může být odložení řešení takových úkolů až poté, co máme za sebou první a druhý kvadrant.
K4: Ne naléhavé a ne Důležité
Čtvrtý kvadrant tu je pro činnosti, které nám nepřinášejí žádnou hodnotu a ani nespěchají. Tedy záležitostí, kterým bychom se neměli věnovat vůbec.
Od nesmyslné činnosti pro činnost samotnou, kterou pak vlastně nikdo nesleduje a nepotřebuje, až po naše ne(z)řízené surfování po sociálních sítích a článcích s nadpisy v duchu „Otevřela obálku a nevěřili byste, co v ní našla“.
Tím nezatracuji odpočinek, ale jsou tu mnohem lepší cesty, jak jej uskutečnit, když se pro něj rozhodujeme vědomě.
K činnostem a zdánlivým úkolům, které zapadají do tohoto kvadrantu, přistupujeme jako k vyrušení, které nás zdržuje od dokončování těch položek, které jsou v prvních třech kvadrantech.
Klíčová otázkou tu je „Proč k nám přicházejí a jak předejít jejich objevování?“.
Slepá skvrna
Je zajímavé pozorovat vzorce, které matice u nás rozkryje, když se uplatní na prostý seznam úkolů a či se skrze ni podíváme do našeho kalendáře.
U velké části lidí si všímám, že se jim většina aktivit seskupuje v kvadrantech 1 a 3. Zkušenosti ukazují, že kvadrant 2 je většinou ten zanedbávaný.
Jestli jste sami u sebe zpozorovali, že máte u tohoto kvadrantu velkou mezeru, znamená to, že vaše pozornost leží až příliš na operativě, zatímco strategické kroky necháváte ležet ladem.
Abychom se udrželi na špici svého oboru nebo aby nás, díky pravidelnému cvičení, přestala bolet záda, jsou pro nás činnosti z druhé kvadrantu klíčové.
Čas věnovaný druhému kvadrantu rozhoduje o úspěchu v rámci dlouhodobých cílů. Bez něho není efektivní time management možný, neboť nám do hry vnáší strategický pohled.
V dlouhodobé perspektivě nám to dovolí redukovat krize a úkoly v prvním kvadrantu, neboť mnoho z nich při lepším plánování a prevenci nenastane. Proto jej nesmíme podceňovat.
Nástroj pro rozhodování
Když jsou naše pracovní dny protkány rozhodnutím za rozhodnutím, je snadné propadnout přesvědčení, že když děláme na mnoha naléhavých požadavcích, jsme produktivní a efektivní zároveň.
Eisenhowerova rozhodovací matice nám říká, že být zaměstnaný není to samé, jako být produktivní. Hodně totiž záleží na tom, ve kterém kvadrantu jsme své akční kroky plnili.
Je nástrojem, který nám pomůže při rozhodování.
Její hlavní smysl vidím ve vlastním dotazování, jaké aktivity jsou pro nás důležité a kdy si na ně uděláme čas. Následně pak v omezování a odkládání aktivit, které, ač se zdají být naléhavé, nepřinášejí do našeho života, projektu či týmu tu opravdovou hodnotu.
Jako shrnutí může posloužit malá pomůcka, která lépe vyzní v angličtině, kde mají pro každý kvadrant slovo začínající na D, tudíž 4D:
- DO it now / Udělej to nyní
- DECIDE / Rozhodni, kde se tomu budeš věnovat
- DELEGATE / Kdo jiný to pro mě může udělat?
- DON´T DO / Co nedělat
Jestli víte, kam úkol zapadá, pak víte, co s ním udělat.
Přístup čtyř kvadrantů po nás nevyžaduje, abychom se učili nové aplikace či programy. Je o tom, jak o přicházejících úkolech přemýšlíme a jak s nimi nakládáme.
Doufám, že matice důležitého a naléhavého bude užitečná i pro vás a najdete cestu, jak ji aplikovat do svého vlastního života.
Publikováno: 14.02.2020; aktualizace: 16.04.2020
Titulní fotografie: Yaoqi LAI
